Секретарь вакансии Отрадный

Табельный учет отработанного времени и невыходов сотрудников отдела; ведение и упорядочение делопроизводства; контролировать своевременность исполнения документов.

Работа с документами, письмами и приказами, организация питания, приём детей в школу, помощь руководителю

Должностные обязанности согласно должностным инструкциям утвержденным в учреждении

На произвoдствeнное прeдприятие требуется Секретарь/офис-менеджер.

Обязанности:

• Прием и распределение телефонных звонков;
• Входящая и исходящая корреспонденция (прием, регистрация и отправка почтовых писем);
• Делопроизводство и документооборот;
• Составление приказов и иных документов, регламентирующих административно-хозяйственную деятельность компании;
• Оформление командировок (заказ и бронирование билетов и гостиниц);
• Организация и контроль прохождения медосмотров, обучений персонала;
• Оформление всех журналов и инструкций, инструктажей по охране труда, ПБ;
• Ведение табеля (согласно отчетам системы учета рабочего времени);
• Ведение ЛК ЦЗН в г. Новокуйбышевска и ЛК в г. Самара;
• Организация и контроль работы по погрузкам, перевозкам/доставкам продукции (логистика);
• Хозяйственное обеспечение офиса;
• Организация взаимодействия между отделами;
• Выполнение поручений руководителя.

Требования:

• Образование высшее
• Знание делового этикета
• Уверенный пользователь MS Office
• Внимательность, коммуникабельность, ответственность, исполнительность
• Умение работать в режиме многозадачности

Условия:

• Работа в Новокуйбышевске!!!
• Стабильное производственное предприятие
• Современный офис, комфортные условия труда
• Оформление в соответствии с ТК РФ
• График работы 5/2, с 8.30 до 17.00, сб. и вс. - выходные
• Лояльное руководство
• Возможность обучения и профессионального развития

Ответственность, исполнительность, коммуникабельность, работа с электронной почтой, работа с документацией

3.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения.

3.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения.

3.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

3.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

3.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

3.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль.

3.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

3.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

3.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

3.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

3.16. Копирует документы на персональном ксероксе.