В рамках трудовой функции планирования рабочего дня секретаря:
-согласовывает планы с планами и сроками работы директора учреждения;
-распределяет рабочее время на день;
-переносит невыполненные запланированные задачи;
-выполняет типичные ежедневные дела;
-регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;
-перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям директора или другим работникам;
-получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;
-устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров.
Добросовестное исполнение возложенных обязанностей и поручений
Своевременное выполнение поручений директора Филиала АО «Газпром газораспределение Краснодар»;
Выполнение копировально-множительных работ;
Организация и обеспечение деловых контактов Руководителя:
• подготовка совещаний и встреч с участием Руководителя;
• оповещение участников;
• организация приема посетителей;
• организация и обеспечение телефонных переговоров Руководителя;
• ведение информационных баз данных Руководителя(ей).
Обеспечение документооборота между Руководителем и структурными подразделениями Компании:
• прием документов от структурных подразделений Компании на рассмотрение Руководителя;
• контроль за правильностью оформления документов, представляемых на рассмотрение Руководителя;
• оформление документов по поручению Руководителя с соблюдением требований, установленных Инструкцией по документационному обеспечению управления в Компании;
• обработка документов в автоматизированной системе документационного обеспечения бизнеса (АСДОБ):
• контроль сроков исполнения писем, служебных записок поступающих из АО «Газпром газораспределение Краснодар».
Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы главного врача.Регистрация, отправление и получение входящей и исходящей электронной и письменной корреспонденции, осуществление ее систематизации.
Обязанности:
Требования:
Условия:
Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следить за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение.
По поручению руководителя составлять письма, запросы и другие документы, готовить ответы авторам писем.
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем.
- Вести обработку документов в автоматизированной системе документационного обеспечения бизнеса (АСДОБ): отметка о получении, исполнении документов, внесение резолюций Руководителя, отсылка на исполнение, контроль исполнения поручений , регистрация писем - Вести прием документов от структурных подразделений на рассмотрение руководителю;
1.Прием и распределение телефонных звонков организации; организация работы с посетителями организации; выполнение координирующих и обеспечивающих функций.
2. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения и т.п.
регистрация входящих и исходящих документов, ведение делопроизводства
Список профессий