Секретарь вакансии Новокубанск

Трудовые действия: Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

Регистрация поступающих телефонных звонков

Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

Необходимые умения:

Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи

Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации

Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы

Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров

Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия

Соблюдать служебный этикет

- ведение делопроизводства, подготовка и отправка документов;

- прием, регистрация и распределение корреспонденции;

- подготовка документов и материалов для руководства;

- выполнение поручений руководства;

- прием документов и личных заявлений от работников;

• обеспечивает своевременную и полную передачу информации по документам, поступившим по официальным каналам электронной и факсимильной связи, используемым в ОАО «РЖД», начальнику депо.
• организует проведение телефонных переговоров начальника депо, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.
• регистрирует в ЕАСД входящие документы, поступившие из сторонних организаций и контрагентов.
• регистрирует в ЕАСД исходящие документы, протоколы, поручения, приказы и распоряжения, подготовленные установленным порядком работниками депо.
• осуществляет контроль за ходом исполнения поручений и снятием их с контроля в установленном порядке. На основании ведомостей ЕАСД ведет учет, обобщение, анализирует ход и результаты исполнения документов.
• еженедельно готовит для начальника депо информацию о состоянии дел с исполнением документов.
• в течение рабочего времени постоянно осуществляет контроль за поступающими по электронной почте сообщениями и документами, проверяет их по срокам исполнения, важности и доводит информацию до начальника депо.
• оказывает консультативную поддержку работникам депо при работе в системе электронного документооборота.
• по поручению начальника депо печатает письма, содержащие решение вопросов административно-организационного характера, необходимые для его работы, протоколы, поручения и другие документы.
• ведет календарь рабочего дня начальника депо.
• организует прием посетителей.
• подготавливает для начальника депо авансовый отчет о командировке и связанных с ней денежных расходах.
• обеспечивает организацию получения почтовой и курьерской доставки входящей и исходящей корреспонденции.
• предоставляет работникам вышестоящих организаций справочную информацию по осуществлению деятельности начальника депо, поступившим ему на рассмотрение и подписание документам.
• выполняет отдельные служебные поручения начальника депо.
• осуществляет ввод мероприятий в программе ЕКАСУТР связанной с командированием работников эксплуатационного локомотивного депо по участкам эксплуатации Кавказская, Армавир.
• осуществляет подготовку личного приема граждан начальником депо с записью обращений в специализированный журнал.
• организует приём, регистрацию и учет уведомлений о фактах обращения с целью склонения работников к совершению коррупционных правонарушений.

Организационное и документационное обеспечение управления, прием и распределение телефонных звонков, прием и первичная обработка входящих документов, организация доставки документов исполнителям. Обработка и отправка исходящих документов. Организация текущего хранения документов. Разработка номенклатуры дел учреждения.  

- Ведение документационной деятельности, т.е. делопроизводство (составление и оформление документов, организациях и контроль за системой хранения и т.д.).

- Ответы, на поступающие телефонные звонки и  электронные письма, прием корреспонденции, ее распределение и фиксация.

- Организация административной деятельности руководителя (организация встреч, совещаний).

- Прием заявлений и документов от сотрудников, требующих подписи руководителя.

- Ведение протоколов совещаний и встреч.

- Выполнение отдельных поручений от руководства.

регистрация входящей и исходящей документации; отвечает на звонки; исполнение личных поручений руководителя

регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе по средствам электронной почты; работа с оргтехникой; отправка и контроль исходящей корреспонденции (работа с почтой России, курьерские службы доставки документов и т.д.); ведение реестров, журналов документации; обеспечивание жизнедеятельности офиса (заявок канцтоваров, хозтоваров и т.д.); выполнение отдельных поручений работодателя.

в рамках должностной интсрукции

• Прием посетителей.
• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• Ведение документооборота (делопроизводство).

Прием, регистрация и распределение входящих и исходящих звонков и корреспонденции. Еженедельная отправка почтовых отправлений по почте РФ. Регистрация, учет, оформление договоров. Ведение необходимых журналов. Обеспечение сотрудников канцелярскими принадлежностями, питьевой водой (заказ, учет, выдача). Выполнение поручений руководителя.