- Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя Общества.
- Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Принимать документы и личные заявления на подпись руководителю.
- Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю, организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приёму-переговорным устройствам, телефонам, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы.
- Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
- Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Отправлять исполненную документацию по адресам, копировать документы на ксероксе.
- Составлять список внутренних почтовых отправлений (корреспонденция для отправки по почте России) и передавать их курьеру Почты России. Срочные документы для отправки по почте России отправлять в день передачи документов исполнителем.
- Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
- Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
- Организовывать командировки руководителя: заказывать авиа – и железнодорожные билеты, бронировать гостиницы.
- Оформлять исходящие документы и проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений.
- Возвращать неправильно оформленные документы исполнителям на доработку.
- Представлять отчеты о своей деятельности по требованию руководителя Общества.
Проверяет правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
2.2.Получает необходимые начальнику Управления финансов сведения от отделов или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
2.3.Организует проведение телефонных переговоров начальника Управления финансов, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание, передаёт и принимает информацию по приёмно – переговорным устройствам (телекс, телефакс и др.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.4.По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.5.Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления финансов (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы.
2.6.Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.7.Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.
2.8.Принимает поступающую на имя начальника Управления финансов корреспонденцию, осуществляет её регистрацию и передаёт её после рассмотрения начальника Управления финансов в отделы управления или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
2.9.Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
2.10.Принимает документы на подпись начальнику Управления финансов.
2.11.Выполняет отдельные служебные поручения начальника Управления финансов.
2.12.Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.13.Занимается подготовкой и оформлением служебных писем к отправке.
- извещение участников процесса и других лиц, имеющих отношение к рассматриваемому делу, о времени и месте судебного разбирательства, проверка уведомлений об извещении участников процесса; проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание, ведение протокола судебного заседания, оформление рассмотренного дела, в том числе и протокола судебного заседания, изготовление копий судебных документов и рассылка их по рассмотренному делу; и т.д.
- Ведет делопроизводство по обучающимся;
- Получает и отправляет документы в электронном виде с помощью компьютерной техники, следит за их своевременным получением и распечаткой для регистрации в журнале входящей документации.
Основными направлениями работы секретаря-машинистки являются:
2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;
2.2. ведение делопроизводства;
Прием и распределение телефонных звонков организации
Организация работы с документами
Список профессий