Секретарь вакансии Ярославль

1.Принимать поступающую в образовательное учреждение информацию и корреспонденцию;

2. Вести делопроизводство, в том числе и в электронной форме

3. Подготавливать проекты приказов и распоряжений

4. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации

5. По поручению директора (его заместителя) составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений

6. Знакомить под подпись сотрудников учреждения с распоряжениями и приказами

- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурное подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись.

- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещений участников о времени и месте проведения, повестке дня, проводит регистрацию), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

- Осуществляет контроль за исполнением работниками колледжа изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнений указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

- Ведет журнал поручений.

- Следит за обеспечением рабочего места руководителя необходимой организационной техникой, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя

- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

- Организует прием посетителей, содействует оперативности просьб и предложений работников.

- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

- Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Обязанности:

• Ведение документооборота организации;
• Прием и отправка корреспонденции;
• Ответы, на поступающие телефонные звонки и электронные письма;
• Регистрация и распределение входящих и исходящих документов;
• Организация телефонных переговоров;
• Решение текущих вопросов и поставленных задач от директора;
• Прием заявлений и документов от сотрудников, требующих подписи руководителя;
• Прием посетителей.

Ведение документации, в том числе с применением информационных технологий по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации; участие в организации и ведении образовательного процесса

Обязанности: прием и распределение звонков, подготовка корреспонденции, архивирование документов, исполнение поручений руководителя и бухгалтера. 

·       осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

·       принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

·       ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

·       принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

·       подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

·       следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

·       организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

·       по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

• ведение календаря рабочего дня руководителя;
• обеспечение выполнения поручений руководителя;
• организация телефонных и видеоконференций;
• приём внешних и внутренних телефонных звонков;
• корреспонденция и делопроизводство;
• индивидуальные поручения директора в зоне компетенций секретаря;
• организация приема гостей руководителя.

Работа с электронным документооборотом.