Секретарь вакансии Гремячинск

Прием, регистрация и сортировка входящей корреспонденции. Отправка исходящей корреспонденции. Ведение деловой переписки, организация телефонных переговоров, документооборот. Протоколирование оперативных совещаний. Контроль своевременности исполнения документов.

Секретарь руководитель обязан выполнять следующие должностные обязанности:

4.1. Принимает поступающую  корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями Директора  конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

4.2. Ведет учет прохождения документов, готовит необходимые справки по зарегистрированным документам, отправляет исполненную документацию по адресам;

4.3. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение конкретными исполнителями, информирует Директора  об их  исполнении, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых Директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

4.4. Ведет делопроизводство в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в том числе и в электронной форме, книгу приказов по основной деятельности школы, книгу приказов по движению обучающихся, книгу регистрации приказов, алфавитную книгу обучающихся, обеспечивает  сохранность дел и в установленные сроки сдает их в архив;

4.5. Подготавливает проекты приказов по движению контингента обучающихся, по поручению Директора по основной деятельности школы;

4.6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

4.7. По поручению Директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений;

4.8. Печатает приказы по основной деятельности и движению обучающихся, доводит их до сведения их исполнителей, осуществляет контроль исполнения работниками школы изданных приказов, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений Директора, взятых на контроль;

4.9. Выдает справки обучающимся, ведет их учет;

4.10. Печатает по указанию Директора различные документы и материалы;

4.11. Организует проведение телефонных переговоров Директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию полученную по каналам связи;

4.12. Выполняет работу по подготовке общих собраний трудового коллектива, заседаний Педагогического совета, Наблюдательного совета, Управляющего совета, совещаний, проводимых Директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет протоколы Административных совещаний;

4.13. Получает для Директора сведения от работников школы, вызывает по поручению Директора работников школы и обучающихся;

4.14. Принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (законных представителей), документы на подпись Директору;

4.15. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

• прием, отправка (в т.ч. Почтой России), регистрация документов;
• ответы на входящие звонки в приемной директора;
• контроль за исполнением документов;
• работа в системе электронного документооборота Пермского края;
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовка и сдача в архив завершенных документов;
• выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
• прием документов, личных заявлений от работников и передача их на подпись директору;
• составление писем, запросов и иных документов;
• иные обязанности

Ведение документооборота цеха. Оформление приказов, служебных записок. Прием и перераспределение входящей почты. Ответы на обращения сотрудников предприятия.

·         ведение делопроизводства Филиала с применением компьютерной техники.

·         организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности директора Филиала.

·         прием, оформление и отправка почтовой корреспонденции.

Ведение документооборота цеха. Оформление приказов, служебных записок. Прием и перераспределение входящей почты. Ответы на обращения сотрудников предприятия.

- Прием и распределение входящих звонков, передача телефонограмм, запись в отсутствие руководителя принятых сообщений;

-Прием документов на подпись директору;

-Регистрация входящей корреспонденции в интегрированной системе электронного документооборота (МСЭД);

-Подготовка приказов руководителя, исходящих и внутренних документов.

- Отслеживание прохождения документов, осуществление контроля их исполнением, в том числе МСЭД;

- Выдача необходимых справок по зарегистрированным документам;

- Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, МСЭД систематизирует и хранит документы текущего архива;

- Обеспечение сохранности входящей и исходящей служебной документации;

- Отправление исполненной документации по адресатам;

- Отправление простой и заказной корреспонденции посредством почтовой связи.

- Выполнение отдельных поручений директора учреждения.

Работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Ведение делопроизводства. 

Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени. Составление и оформление организационных документов. Организация обработки дел для последующего хранения.

Прием и распределение телефонных звонков организации. Организация работы с посетителями в приемной руководителя, работа с личными делами и списками учащихся

• Регистрация дел и документов;
• Составление статистических отчетов;
• Направление судебных актов на исполнение;
• Прием граждан;
• Работа с сайтом судебного участка.