- Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
- Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
- Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями.
- По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
- Осуществляет документационный контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.
- Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.
- Работает в программе МСЭД (документооборот).
Секретарь руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
В рамках трудовой функции оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
В рамках трудовой функции планирование рабочего дня секретаря
В рамках трудовой функции организация телефонных переговоров руководителя
В рамках трудовой функции организация командировок руководителя
В рамках трудовой функции организация работы с посетителями в приемной руководителя
Врамках трудовой функции организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий:
В рамках трудовой функции организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
В рамках трудовой функции организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
В рамках трудовой функции разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря
В рамках трудовой функции составление и оформление управленческой документации
В рамках трудовой функции организация работы с документами в приемной руководителя
В рамках трудовой функции организация хранения документов в приемной руководителя
В рамках трудовой функции обеспечение руководителя информацией
В рамках трудовой функции организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и сотрудниками колледжа
Работа с кадровой документацией (прием, увольнение сотрудников, ответы на запросы и отчеты)
Документооборот в системе СЭД, прием входящей и исходящей корреспонденции
Отправка и получение писем
ведение записей руководителя или других сотрудников;приветствие клиентов и ответы на телефонные звонки;сортировка и распределение почты;заказ товаров для офиса;распределение информации.
Ведение деловой переписки,контроль за электронными почтами,учет движения детей, составление приказов по движению детей, личных дел воспитанников,работа в программе ЭПОС Контингент,составление приказов по учебной деятельности,контроль за посещаемостью воспитанников,архивное делопроизводство,выполнение поручений руководителя,составление отчетности.
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.
Организация телефонных переговоров руководителя.
Организация командировок руководителя.
Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
Составление и оформление управленческой документации.
Организация работы с документами в приемной руководителя.
Организация хранения документов в приемной руководителя
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы учебной части учреждения;
2. Осуществляет работу по ведению подсистемы ЭПОС.СПО: своевременное размещение и корректировка расписания, контроль заполнения электронных журналов преподавателями;
3. Оформляет зачетные книжки, студенческие билеты обучающихся и их дубликаты, правки обучающимся, подтверждающие факт обучения в колледже;
4. Ведет учет часов работы преподавателей;
5. Формирует дела в соответствии с утвержденной по учебной части номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность, обработку, оформление и сдачу в архив;
6. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;
7. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию;
8. Составляет по поручению заместителя директора по направлению «учебная работа» письма, запросы, другие документы, готовит необходимые материалы по запросам и обращениям в рамках своих должностных обязанностей в установленные сроки.
Регистрация входящих документов. Ведение базы данных документов. Ведение информационно-справочной работы. Обработка и отправка исходящих документов. Работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Контроль исполнения документов.
Прием и регистрация документов. Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация.
Список профессий