Секретарь вакансии Городище

принимать и осуществлять первичную обработку входящих документов,

  -предварительно рассматривать  и сортировать документы на регистрируемые и не регистрируемые,

  - подготавливать входящие документы для рассмотрения руководителем,

  - регистрировать входящие документы,

  - вести базу данных документов организации,

  - вести информационно-справочную работу,

  - обрабатывать и отправлять исходящие документы,

  - организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства,

   - контролировать исполнение документов в учреждении,

• Систематизация поступающей корреспонденции, распределение её по подразделениям и слежение за сроками выполнения поручений;
• Формулирование документов для архива;
• Приём посетителей, отвечая на их вопросы, а также приготовление документов для копирования на множительной технике;
• Приём документов на подпись руководителю;
• Оформление личных дел детей, введение алфавитного журнала, ежедневная информация о колличестве отсутствующих детей и работников;
• Прием личных заявлений и составление приказов;
• Формирование дел в соответствии с утвёржденной номенклатурой, обеспечивание их сохранности и сдача в установленные сроки.

2.1. Организация работы с документами, образующимися в процессе деятельности  Министерства.

2.2. Организация хранения документов и передача их в архив.

3.1. Осуществляет регистрацию входящей, исходящей корреспонденции Министерства  в системе СЭДД.

3.2. Осуществляет регистрацию, прием и отправку почтовой корреспонденции Министерства.

3.3. Осуществляет учет и хранение знаков почтовой оплаты.

3.4. Ежемесячно предоставляет на утверждение начальнику отдела бухгалтерского учета, правовой и кадровой работы  - главному бухгалтеру авансовый отчет по использованию знаков почтовой оплаты.

 Секретарь судебного заседания:

 Участвует в приеме граждан мировым судьей;

 Извещает участников процесса и других лиц о времени и месте судебного разбирательства;

  Выписывает и направляет повестки, готовит запросы, письма, направляет копии исковых заявлений;

Выписывает исполнительные листы по судебным постановлениям, решениям, судебным приказам, определениям надлежащим немедленному исполнению;

  Составляет списки назначенных и рассмотренных дел;

 Проверяет уведомления об извещении участников процесса, а также сведения о вручении вызываемым в суд лицам повесток, других материалов. При отсутствии этих сведений немедленно докладывает мировому судье для принятия дополнительных мер по обеспечению явки лиц, вручению документов;

Проверяет явку лиц, вызванных в судебное заседание. Докладывает о явке мировому судье. Оформляет отметки в судебных повестках о нахождении лиц в судебном заседании;

Ведет и оформляет протокол судебного заседания;

 Выполняет распоряжения мирового судьи;  Вносит в «Автоматизированную систему судебного делопроизводства и статистики» данные о движении дел, находящихся на рассмотрении у мирового судьи;

 Делает отметки в журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, о результатах рассмотрения;

 Оформляет материалы в порядке выполнения отдельного судебного поручения;

Знакомит участников процесса с протоколом судебного заседания по их ходатайствам;

 Знакомит с разрешения мирового судьи с материалами дела лиц, имеющих данное право в соответствии с нормативными правовыми актами, при предъявлении ими соответствующих документов;

 Изготавливает копии документов по рассмотренному делу, в том числе копий решений, приговоров, постановлений, определений;Изготавливает по письменному ходатайству участников судебного разбирательства и за их счет копии протоколов судебного заседания;

Осуществляет контроль по делам, рассмотрение которых отложено или приостановлено;

Оформляет рассмотренное дело, материалы по ходатайствам, прилагает к уголовному делу заполненную мировым судьей статистическую карточку на подсудимого и карточку по учету сумм ущерба, и передает секретарю суда

• Организация работы приемной директора;
• Прием, рассылка и обработка электронной почты, своевременное доведение информации до директора;
• Распределение задач по заместителям;
• Отслеживание сроков исполнения поручений.

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

 Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

 Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

 Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками агрегатного производства изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

Работать с документами, письмами; выполнять поручения руководителя в офисе; принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (вести журналы); отвечать на звонки; принимать документы на подпись руководителя; вести протоколы совещаний; контролировать исполнение поручений.

Обязанности секретаря-делопроизводителя  включают следующее:

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учёт и направление в соответствующие отделы организации. 
• Передача для исполнения необходимой документации от руководителя. 
• Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением. 
• Ведение электронной базы документов. 
• Обеспечение мер по сохранности необходимой документации. 
• Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации. 
• Участие в описи документов. 
• Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства. 
• Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства. 
• Отслеживание актуальности номенклатуры документов. 
• Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства. 

Прием и первичная обработка входящих документов; предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые; подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем; регистрация входящих документов; организация доставки документов исполнителям; ведение базы данных документов организации; ведение информационно-справочной работы; обработка и отправка исходящих документов; организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; контроль исполнения документов в организации.