Секретарь вакансии Домодедово

Компания Loftice ищет Секретаря в крупную иностранную компанию, которая является лидером мировой фармацевтической отрасли.

Обязанности:

• Прием и распределение входящих телефонных звонков;
• Прием посетителей и своевременное информирование о визите гостей;
• Бронирование переговорных комнат и поддержание порядка;
• Заказ корпоративного такси работникам компании;
• Оформление постоянных и гостевых пропусков;
• Работа с письмами компании;
• Обновление списка сотрудников и преподавателей, ведение списка рабочих мест;
• Обновление телефонного справочника, поддержание наличия актуальной информации;
• Составление заявок кофе брейков;
• Составление заявок для handy man;
• Заказ визитных карт, канцелярии, хоз. товаров, продуктов;
• Помощь в обработке счетов.

Требования:

• Опыт на ресепшен, секретарём, администратором или офис-менеджером от 3 месяцев желательно;
• Знание английского языка на базовом уровне-будет являться преимуществом;
• Уверенный пользователь MS Office;
• Отличные коммуникативные навыки, знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь.

Условия:

• Современный офис рядом с м. Добрынинская/Серпуховская

• График работы пн-чт с 08:00 до 17:00 / с 10:00 до 19:00 (пт укороченный день на час);

• Официальное оформление на срочный трудовой договор (с трудовой книжкой), отпуска и больничные по ТК;
• Оклад – 75 000 руб. до вычета налога, полностью "белая" и всегда точно в срок;
• ДМС после испытательного срока.

Loftice – аутсорсинговая компания, с 2010 года мы организуем административные сервисы в известных российских и иностранных компаниях.

Ищем секретаря для работы в нашей административной команде на территории крупной и известной косметической компании Herbalife.

Обязанности:

• Встреча и приём посетителей;

• Прием и распределение звонков;

• Приём и распределение входящей корреспонденции;

• Присвоение регистрационных номеров входящим счетам;

• Распределение корреспонденции внутри офиса;

• Работа с курьерскими службами, отправка корреспонденции в соответствии с внутренним графиком компании Клиента;
• Распределение журналов в отдел маркетинга Клиента;
• Заказ канцелярии и хоз. товаров;
• Оформление постоянных и гостевых пропусков для сотрудников и посетителей;

• Заказ в такси;

• Помощь в решение административных вопросов, возникающих в офисе.

• Знание английского языка на уровне - Элементарный (А2);
• Опыт работы секретарем или на административных позициях от 6 месяцев обязателен;
• Внимательность, ответственность, исполнительность, инициативность;
• Уверенный пользователь Word, Excel, и офисной техники.

• Современный офис рядом с м. Курская;
• ПН-ЧТ с 9:00 до 18:00 , в пятницу рабочий день сокращён с 9:00 до 17:00;
• Официальное оформление на срочный трудовой договор, отпуска и больничные по ТК;
• Оклад - 70 000 до вычета налога, всегда точно в срок;
• ДМС после испытательного срока;
• Возможность профессионального роста.

• Прием входящих звонков, переключение связи по приемно-переговорным устройствам на соответствующего работника. 
• Прием и передача в структурные подразделения информации по приемно-переговорным устройствам.
• Прием и передача факсимильных и электронных сообщений.
• Осуществление доставки до отделения связи почтовых отправлений.
• Контроль возврата почтовых уведомлений о доставке корреспонденции.
• Поддержание в актуальном состоянии телефонного справочника (факсы, электронные адреса).
• Выполнение поручений, указаний и заданий заместителя Управляющего делами, Управляющего делами и Члена Правления – заместителя Председателя Правления, курирующего Управление делами.

• Организация учета входящей и исходящей корреспонденции;
• Распределение входящей документации по отделам;
• Организация заказа, учета и выдачи канцелярских товаров;
• Табелирование сотрудников аутсорса, проведение сверок;
• Формирование задач в Bitrix24;
• Выполнение поручений от непосредственного руководителя.

- Пpиём и рaспределениe вхoдящих тeлeфонных звонкoв. - Фикcиpoвaниe и дoвeдение до cведения адpеcатoв полученной инфopмaции - Paбoтa c коppeспoнденциeй (вxодящая/исходящaя) -Принимать докумeнты и личные заявления нa подпиcь рукoводителя. - Офopмление закaзoв на канцелярские товаpы и xозяйcтвенные принадлежности

- Обеспечение руководителя напитками и пр. - Bcтреча посетителей и гостей организации - Выполнение поручений руководителя, чай/кофе - Своевременное оформление пропусков, писем на въезд, передача информации представителю арендодателя

- Прием документов, личных заявлений, приказов и др. документов на подпись руководителя.- Регистрация в журнале (в формате Excel) приказов.- Отправка, получение и регистрирование корреспонденции.- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.- Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.- Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения.- По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.- Выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, повестке дня).- Оформление протоколов совещаний.- Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.- Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.- Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Документооборот компании, ответы на телефонные звонки, обработка почты (в том числе электронной), звонки по поручению руководителя.

• Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности генерального директора Общества (обеспечение информацией, организация информационного взаимодействия с подразделениями и внешними лицами).

• Протокольное сопровождение выездных мероприятий с участием генерального директора Общества (рабочих встреч, поездок и пр.) при необходимости.

• Организационное и протокольное сопровождение совещаний под председательством или с участием генерального директора Общества.

• Сбор, подготовка презентационных материалов и документов, информационных, аналитических и справочных материалов, писем, необходимых для работы генерального директора Общества.

• Подготовка приказов, распоряжений, служебных записок и иных служебных документов по направлениям деятельности Общества.

• Текущее и перспективное планирование основных мероприятий с участием генерального директора Общества.

• Координация ведения его личного и производственного графиков, осуществление контроля за фактическим исполнением графиков рабочего дня генерального директора Общества.

• Контроль исполнения решений по протоколам оперативных совещаний под председательством и с участием генерального директора Общества.

• Подготовка и оформление служебных документов.

• Формирование архива, организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности блока.

• Организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя,

  организация и участие в работе совещаний, подготовка протоколов совещаний,

  контроль исполнения поручений руководства, фиксация информации о назначенных задачах, отслеживание выполнения поставленных задач.

1. Организационно-техническое обеспечение руководителя.

2. Организация проведения переговоров.

3. Организация приема посетителей.

4. Подготовка заседаний и совещаний, протоколирование.

5. Ведение делопроизводства и обработка поступающей корреспонденции.

6. Обработка документов и материалов, составление писем, ответов и других документов.

7. Входящие/исходящие звонкиВыполнение поручений руководителя

• Прием входящих звонков и корреспонденции;
• Отправка корреспонденции;
• Поддержка сотрудников (копирование документов, брошюровка материалов и т.д.);
• Организовывать доставку, приемку документов (координация работы курьерских служб, отправления корреспонденции через Почту);
• Понимание бизнес-процессов в 1С;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (отслеживание наличия канцтоваров, чая-кофе, работы оргтехники, порядка и т.д.);
• Прием посетителей и клиентов компании;
• Подготовка контрольных отчетов;
• Выполнение поручений руководителя.