Секретарь вакансии Дегтярск

Приём документов и заявлений. Регистрация документов, учёт и передача документов руководителю. Составление писем, запросов и других документов по поручению руководства. Выполнение служебных поручений руководителя. Активное общение по телефону.

• Выполнять поручение руководителя.

• Отправка и получение корреспонденции (поездки в почтовые по необходимости на служебном автомобиле )

• Отвечать на входящие звонки;

• Организация работы и обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, расходные...

- Ведение документооборота, регистрация входящей/исходящей корреспонденции

- Ведение деловой переписки

- Взаимодействие с арендатором, подготовка документов для арендатора

- Взаимодействие  с Управляющей компанией БЦ

- Снятие показаний приборов  учета, передача показаний 

- Расчеты по коммунальным платежам (обучаем)

- Выполнение поручений генерального директора 

- Помощь менеджеру по работе с поставщиками и подрядчиками 

- Жизнеобеспечение офиса, оформление пропусков, прием посетителей 

согласно должностной инструкции

Что вам предстоит делать:

·         извещение участников процесса, свидетелей о времени и месте судебного разбирательства;

·         проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание;

·         ведение протоколов судебных заседаний;

·         оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях;

·         подготовка запросов​

- ведение делопроизводства по уголовным, гражданским, административным делам и другим материалам, разрешаемым мировым судьей;

- регистрация и распределение поступившей корреспонденции;

- регистрация, учет и хранение гражданских, уголовных, административных дел;

- подготовка и направление документов по исполнению приговоров, решений, судебных приказов, определений, постановлений;

- ведение журналов, нарядов и учетно-статистических карточек.

1. Принимать поступающую на рассмотрения руководителя корреспонденцию. Передавать ее в соответствии с принятым решением в структурное подразделение или конкретному исполнителю для использования в процессе работы.

2.  Осуществлять контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний.

3. Проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их редактирование.

4. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с помощью компьютерной техники.

5. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

6. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

7. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. 

8.  Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

работа с входящими, исходящими и внутренними документами, с электронной почтой, заказ железнодорожных и авиабилетов, закупка канцелярских товаров,  исполнение поручений руководителя

- Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам Центра;

- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

- Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

- Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

- Прием и первичная обработка входящих документов;

- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;

- Регистрация входящих документов;

- Организация доставки документов исполнителям;

- Ведение базы данных документов организации;

- Ведение информационно-справочной работы;

- Обработка и отправка исходящих документов;

- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

- Контроль исполнения документов в организации;

- Оформление удостоверений работникам Центра;

- Ведение деловой переписки

• занимается подготовкой аналитических и справочных материалов, презентаций; организует командировки руководителя;
• контролирует сроки выполнения решений и поручений руководителя;
• запрашивает и получает необходимые руководителю сведения;
• ведет телефонные переговоры, рабочий календарь руководителя;
• организует прием посетителей;
• работает с курьерскими, почтовыми и транспортными службами;
• принимает участие в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, обеспечивает сохранность и подготовку документов к сдаче в архив.