Секретарь вакансии Ленинградская область

Размещение информации на сайте учреждение

Ведение госпабликов

Осуществляет прием, обработку, создание проекта документа, регистрацию, а также согласование, подписание/утверждение и отправку электронных документов, поступающих в адрес учреждения в системе электронного документооборота (СЭД);

Регистрирует, обрабатывает и отправляет через систему электронного документооборота (СЭД) электронные документы учреждения.

Контролирует исполнение документов, в том числе сроки исполнения документов в системе электронного документооборота.

Осуществляет прием, регистрацию, а также согласование, подписание/утверждение и отправку документов, поступающих в адрес учреждения по электронной почте;

Регистрирует, обрабатывает и отправляет по электронной почте документы учреждения.

Контролирует исполнение документов, в том числе сроки исполнения документов, полученных по электронной почте учреждения.

Принимает, регистрирует, обрабатывает документы, поступающие в адрес учреждения по почте, доставляет этих документов до адресата внутри учреждения.

Регистрирует, обрабатывает и отправляет по почте документы учреждения.

Контролирует сроки исполнения обработки документов, поступающих в адрес учреждения, по почте, исполнения поручений по этим документам, ответов по этим документам и т.д..

Принимает и передает телефонограммы, записывает принятые сообщения и доводит их до сведения адресата внутри учреждения; организует телефонные переговоры администрации учреждения;

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

Ведет журналы входящей и исходящей документации, хранит их;

Регистрирует входящую и исходящую документацию, доставляет входящую и исходящую документацию до адресата, как внутри учреждения, так и по назначению от имени учреждения.

Принимает поступающую корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения адресатом из числа сотрудников администрации учреждения по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений работников администрации, взятых на контроль, отправляет корреспонденцию;

Принимает документы на подпись директору;

По поручению директора (заместителя директора по административно-хозяйственной работе, заместителя директора по спортивной работе, заместителя директора по охране труда и технике безопасности, начальника филиала, начальника административно-хозяйственного и кадрового отдела и пр.) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений;

Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации;      

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора учреждения.

2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее  исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора учреждения.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.

6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления .

7. Организовывает проведение телефонных переговоров директора, прием посетителей.

8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором, ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

10. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль.

11. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

12. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы.

13. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

14. Подготавливает к сдаче в архив учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Систематизирует и хранит документы текущего архива.

15. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

16. Получает корреспонденцию в почтовом отделении «Почта России».

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярии, хоз.товаров);
• Поддержание порядка в офисе;
• Выполнение поручения руководства;
• Отправка корреспонденции Почтой РФ.

Ведение входящей/исходящей документации;

Контроль выполнения поручений вышестоящего руководства;

Отправка и получение корреспонденции в отделении Почты России;

Работа в программе ЕАСД.

Сохранять конфиденциальность служебной информации. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

- прием входящей корреспонденции, передача её на рассмотрение руководителю, и затем передача в подразделения

- делопроизводство, документооборот с применением компьютерной техники

- выполнение поручений руководителя

- работа с оргтехникой (сканирование, копирование документов) и пр.

• Прием поступающей на имя директора  корреспонденции;
• Составлять письма, запросы и другие документы;
• Печать различных документов и материалов;
• Оформление дел, передача в архив;
• Передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам