Секретарь вакансии Верхняя Пышма

Секретарь руководителя

Обязанности: Ведение административной документации, заказывать канцелярию и контролировать работу поставщиков услуг для жизнеобеспечения офиса, обеспечение внутреннего и внешнего документооборота, взаимодействие с сотрудниками, курьерские обязанности, ведение архива предприятия, выполнение личных поручений руководителя,

Требования: средне - специальное образование, опыт работы в должности помощника руководителя, уверенное владение ПК (стандартные программы), оргтехникой, ответственность, грамотная устная и письменная речь, развитые коммуникативные навыки, организаторские способности, деловое общение, деловая переписка, умение работать в режиме многозадачности

Условия: полный рабочий день, трудоустройство согласно ТК РФ, работа в центре города

Старший инспектор-делопроизводитель отдела государственной службы, кадров, правового и делопроизводственного обеспечения. Помощник руководителя (секретарь приёмной руководителя). Обязанности: приём телефонных звонков; подготовка поздравительных материалов; обработка входящей корреспонденции; подготовка совещаний руководителя.

Выполнение обязанностей в соответствии с должностной инструкцией

• Составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения)                                                      

• контролирует прохождение документов в образовательной организации (согласование, подписание и утверждение документа)            

• доводит до сведения работников общеобразовательного учреждения приказы и распоряжения директора           

• координирует деятельность по исполнению решений директора                                          

• составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений директора образовательной организации

• получает, предварительно рассматривает и сортирует документы, поступающие в приемную директора образовательного учреждения

• подготавливает документы для рассмотрения директором

• ведет учет документов, поступающих на имя директора школы

• корректирует номенклатуры дел секретаря и директора школы

• формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения

• подготавливает и передает дела в архив 

Также работа библиотекарем. 

Согласно должностной инструкции

Что вам предстоит делать:

·         извещение участников процесса, свидетелей о времени и месте судебного разбирательства;

·         проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание;

·         ведение протоколов судебных заседаний;

·         оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях;

·         подготовка запросов​

Принимать поступающие в приемную телефонные звонки;

принимать и регистрировать в журналах входящую и исходящую корреспонденцию;

поверять комплектность поступающих в приемную документов;

организует работу электронной почты (подготовка документов к отправке, отправка, прием поступающей электронной почты, ее регистрация, рассылка специалистам Управления для исполнения);

принимать и отправлять документы, в том числе контролировать сроки исполнения документов, направлять отчеты об исполнении с использованием системы электронного документооборота (СЭД);

вести делопроизводство и формировать дела в соответствии с номенклатурой Управления, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и кон­кретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование;

организация проведения телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полу­ченную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его све­дения информацию, полученную по каналам связи;

копировать, сканировать документы;

разработка разделов номенклатуры дел организации;

формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения;

составление описи дел постоянного хранения и описи дел по личному составу, формирование дел постоянного хранения и направление указанных документов в муниципальный архив. описей подготовливать и передавать дела в архив организации;

отправка почтой корреспонденции Управления, при необходимости курьерская доставка, в том числе и поступающей корреспонденции;

Что вам предстоит делать:

·         извещение участников процесса, свидетелей о времени и месте судебного разбирательства;

·         проверка явки лиц, вызванных в судебное заседание;

·         ведение протоколов судебных заседаний;

·         оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях;

·         подготовка запросов​

• Составление номенклатуры дел, организация текущего хранения документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, подготовка дел для передачи в архив организации.
• Подготовка документов к отправке, в т.ч. взаимодействие с Почтой России.
• Прием, регистрация и распределение корреспонденции.
• Помощь руководителю в составлении документов.
• Оформление, регистрация, доведение до исполнителей приказов и распоряжений руководства.
• Информационно-справочная работа по документам отдела, ведение статистики.
• Прием и перераспределение телефонных звонков.
• Прием посетителей.
• Поддержание порядка в кабинете, контроль за наличием необходимого (вода, продукты и т.п).
• Выполнение поручений руководства.