Секретарь вакансии Тара

Помощник менеджера продаж и закупа (продукты питания). Оформление документов (договоры, заявки, письма, уведомления), сканирование, архивирование, прием/отправка по электронной почте, отправка почтовых отправлений.

Приём документов на подпись руководителя организации Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции Ведение делопроизводства Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой Обеспечение сохранности дел и сдача их в архив в установленные сроки Составление по поручению руководителя писем, запросов и других документов Приём телефонных звонков и запись полученной информации с последующим доведением до руководителя Организация приема посетителей Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями

Знание ПК, работа в соответствии с должностной инструкцией.

- планирование совещаний руководителей на неделю; - регистрация получаемой и отправляемой корреспонденции; внутренней и распорядительной документации. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел; - контроль правильности оформления, согласования документов, представляемых на подпись руководителям; - оформление необходимые документы для работы коллегиальных заседаний.

Прием, отправка почты подготовка отчетов и т.д. согласно должностной инструкции

3.1. При исполнении своих должностных обязанностей секретарь-машинистка обязан: 3.1.1. Принимать поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию и передавать её в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо ответов. 3.1.2. Вести делопроизводство, в том числе и в электронной форме. 3.1.3. Подготавливать проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся. 3.1.4. Оформлять личные дела принятых на обучение. 3.1.5. Вести алфавитную книгу обучающихся. 3.1.6. Вести учет часов учебной работы работников образовательного учреждения. 3.1.7. Обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся и сотрудников в архив. 3.1.8. Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 3.1.9. Следить за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. 3.1.10. По поручению директора (его заместителя) составлять письма, запросы, другие документы. 3.1.11. Готовить ответы авторам обращений. 3.1.12. Осуществлять контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. 3.1.12. Работать в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. 3.1.13. Выполнять правила по охране труда и пожарной безопасности. 3.1.14. Вести кадровое делопроизводство 3.1.15. Вести архивное делопроизводство. 3.2. Должен знать: 3.2.1. Законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность. 3.2.2. Положения и инструкции по ведению делопроизводства. 3.2.3. Структуру образовательного учреждения, его кадрового состава. 3.2.4. Правила эксплуатации оргтехники. 3.2.5. Правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером. 3.2.6. Правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой. 3.2.7. Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов. 3.2.8. Правила деловой переписки. 3.2.9. Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 3.2.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов. 3.2.11. Основы этики и эстетики. 3.2.12. Правила делового общения. 3.2.13. Правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения. 3.2.14. Правила по охране труда и пожарной безопасности.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. и другое

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации. Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений. Осуществляет организацию телефонных переговоров. Ведет делопроизводство, принимает поступающую корреспонденцию, осуществляет её систематизацию.

Обязанности:

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности дирекции предприятия:

• Организация командировок руководителей (дирекции предприятия): заказ билетов, размещение;
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя;
• Организация и ведение общего делопроизводства предприятия, в т.ч. электронный документооборот;
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации;
• Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации;
• Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.