Делопроизводитель вакансии Тара

Обязанности: 1. Оформление первичных закрывающих документов, договоров. 2. Ведение документооборота компании: распределение документов (счета, акты, договоры) 3. Отправка уведомлений по эл почте. 4. Обработка входящих писем от клиентов по эл. почте. 5. Выполнение иных поручений менеджеров и руководителя. Требования: - Высшее/ неполное высшее/ среднее специальное образование; - Уверенный пользователь ПК и офисных программ; - Ответственность, внимательность, аккуратность; - Спокойствие и усидчивость; - Своевременное выполнение заданий; - Готовность работать в режиме многозадачности. Условия: Удаленная работа Премии по результатам работы Неполный рабочий день, пятидневная рабочая неделя Возможен карьерный рост

Документационное обеспечение. Организационное, документационное и информационное обеспечение. Планирование рабочего дня секретаря. Кадровое делопроизводство.

Умение ориентироваться в нормативно-правовых актах и правилах по оформления документов, знание правил составления различных бумаг, порядок их оформления перед сдачей в архив, навыки деловой переписки и ведения переговоров, отличное владение компьютером (базы данных, текстовые редакторы и т. д.)

Регистрация и внесение результатов исследований в программном средстве

выполнение должностных обязанностей согласно должностной инструкции

Ведение делопроизводства

Приём и регистрация в специальном журнале входящих документов. В соответствии с резолюцией руководителя передача документов нижестоящим отделам и структурным подразделениям. Контроль за исполнением предписаний руководителя. Отправление документа, подтверждающего исполнение, адресату. Выдача справок на основании информации в хранящихся документах. Систематизация документов текущего архива. Приём, регистрация и передача на подпись руководителю заявлений, служебных записок и другой документации, проверка правильности её составления. Выполнение отдельных поручений руководителя.

Работа с документами.

Прием и первичная обработка входящих документов. Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителя. Регистрация входящих документов. Организация доставки документов исполнителям. Ведение базы данных документов учреждения. Ведение информационно-справочной работы. Обработка и отправка исходящих документов. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства. Контроль исполнения документов в учреждении. Разработка номенклатуры дел учреждения. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения. Формирование дел. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения. Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения. Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения. Передача дел в архив учреждения.

‒ перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации; ‒ получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону; ‒ встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками; ‒ документальное оформление решений руководителя; ‒ доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя; ‒ составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки); ‒ контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа); ‒ прием и первичная обработка входящих документов; ‒ регистрация входящих и отправляемых документов; ‒ организация доставки документов исполнителям; ‒ ведение базы данных документов организации; ‒ обработка и отправка исходящих документов; ‒ контроль исполнения документов в организации; ‒ разработка инструкции по делопроизводству; ‒ ведение журнала разъездов работников организации; ‒ разработка номенклатуры дел организации; ‒ архивное дело