Секретарь вакансии Щербинка

• Прием входящих звонков, переключение связи по приемно-переговорным устройствам на соответствующего работника. 
• Прием и передача в структурные подразделения информации по приемно-переговорным устройствам.
• Прием и передача факсимильных и электронных сообщений.
• Осуществление доставки до отделения связи почтовых отправлений.
• Контроль возврата почтовых уведомлений о доставке корреспонденции.
• Поддержание в актуальном состоянии телефонного справочника (факсы, электронные адреса).
• Выполнение поручений, указаний и заданий заместителя Управляющего делами, Управляющего делами и Члена Правления – заместителя Председателя Правления, курирующего Управление делами.

• Организация учета входящей и исходящей корреспонденции;
• Распределение входящей документации по отделам;
• Организация заказа, учета и выдачи канцелярских товаров;
• Табелирование сотрудников аутсорса, проведение сверок;
• Формирование задач в Bitrix24;
• Выполнение поручений от непосредственного руководителя.

- Пpиём и рaспределениe вхoдящих тeлeфонных звонкoв. - Фикcиpoвaниe и дoвeдение до cведения адpеcатoв полученной инфopмaции - Paбoтa c коppeспoнденциeй (вxодящая/исходящaя) -Принимать докумeнты и личные заявления нa подпиcь рукoводителя. - Офopмление закaзoв на канцелярские товаpы и xозяйcтвенные принадлежности

- Обеспечение руководителя напитками и пр. - Bcтреча посетителей и гостей организации - Выполнение поручений руководителя, чай/кофе - Своевременное оформление пропусков, писем на въезд, передача информации представителю арендодателя

- Прием документов, личных заявлений, приказов и др. документов на подпись руководителя.- Регистрация в журнале (в формате Excel) приказов.- Отправка, получение и регистрирование корреспонденции.- Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.- Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.- Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения.- По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.- Выполнять работу по подготовке совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, повестке дня).- Оформление протоколов совещаний.- Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.- Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.- Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.- Выполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Документооборот компании, ответы на телефонные звонки, обработка почты (в том числе электронной), звонки по поручению руководителя.

• Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности генерального директора Общества (обеспечение информацией, организация информационного взаимодействия с подразделениями и внешними лицами).

• Протокольное сопровождение выездных мероприятий с участием генерального директора Общества (рабочих встреч, поездок и пр.) при необходимости.

• Организационное и протокольное сопровождение совещаний под председательством или с участием генерального директора Общества.

• Сбор, подготовка презентационных материалов и документов, информационных, аналитических и справочных материалов, писем, необходимых для работы генерального директора Общества.

• Подготовка приказов, распоряжений, служебных записок и иных служебных документов по направлениям деятельности Общества.

• Текущее и перспективное планирование основных мероприятий с участием генерального директора Общества.

• Координация ведения его личного и производственного графиков, осуществление контроля за фактическим исполнением графиков рабочего дня генерального директора Общества.

• Контроль исполнения решений по протоколам оперативных совещаний под председательством и с участием генерального директора Общества.

• Подготовка и оформление служебных документов.

• Формирование архива, организация документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности блока.

• Организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя,

  организация и участие в работе совещаний, подготовка протоколов совещаний,

  контроль исполнения поручений руководства, фиксация информации о назначенных задачах, отслеживание выполнения поставленных задач.

1. Организационно-техническое обеспечение руководителя.

2. Организация проведения переговоров.

3. Организация приема посетителей.

4. Подготовка заседаний и совещаний, протоколирование.

5. Ведение делопроизводства и обработка поступающей корреспонденции.

6. Обработка документов и материалов, составление писем, ответов и других документов.

7. Входящие/исходящие звонкиВыполнение поручений руководителя

• Прием входящих звонков и корреспонденции;
• Отправка корреспонденции;
• Поддержка сотрудников (копирование документов, брошюровка материалов и т.д.);
• Организовывать доставку, приемку документов (координация работы курьерских служб, отправления корреспонденции через Почту);
• Понимание бизнес-процессов в 1С;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (отслеживание наличия канцтоваров, чая-кофе, работы оргтехники, порядка и т.д.);
• Прием посетителей и клиентов компании;
• Подготовка контрольных отчетов;
• Выполнение поручений руководителя.

• согласование и организация встреч (с командой, заказчиками, ведомствами);
• организация и курирование внутренних проектов в компании;
• поиск исполнителей для разных задач и контроль выполнения;
• систематизация документооборота внутри компании (договора с заказчиками, закрывающие документы, прием новых сотрудников, введение в должность и организация рабочих мест);
• выполнение ситуативных поручений: забронировать номер, купить билеты, отправить письмо, отправить курьера;

• прием входящих вызовов от заказчиков , работа с почтой, деловая переписка;
• ведение рабочей документации: оформление и проверка договоров, подписание документов, контроль закрывающих документов и наличия оригиналов (совместно с бухгалтерией);

• высокий уровень ответственности и самоорганизации: умение организовать свою работу и других (свободно владеете офисными программами, гугл-документами);
• хорошую коммуникабельность: умение находить с людьми контакт и договариваться;
• желание развиваться
• опыт работы с аналогичными задачами от 1 года.

• график работы: 5/2 с 10.00 до 19.00 (готовность к выполнению редких задач в нерабочее время);
• гибридный график (удаленная работа), по согласованию с руководителем;
• адекватное руководство, возможность обсуждать любые вопросы напрямую.

Прием заявок от арендаторов ДЦ на проход посетителей

Выдача пропусков посетителям ДЦ строго согласно заявке

Занесение информации о приходе посетителей в таблицу Эксель

Входящие телефонные звонки