Секретарь вакансии Сестрорецк

Подготовка документов и материалов, необходимых для работы непосредственного руководителя, с применением средств вычислительной техники, оргтехники (сканер, ксерокс) и офисного программного обеспечения или ввод текущей информации в банк данных; согласование с непосредственным руководителем времени планируемых действий

Приём поступающей корреспонденции и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов. Ведение делопроизводства с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. Ведение табеля учета рабочего времени работников администрации . Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя. Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступивших на исполнение, и проверка правильности их оформления. Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

Обязанности: Предоставление документов на подпись руководителю. Проверка оформления и правописания; Контроль над исполнением поручений руководителя; Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов; Организация переговоров, в том числе по телефону; Прием корреспонденции; Прием посетителей; Организация командировок; Составление плана рабочего дня; Организация питания руководителя; Исполнение личных поручений. Требования: Опыт работы секретарем от 2 лет; Высшее образование; Грамотность, аккуратность; Тактичность, грамотная речь и умение вести переговоры; Уверенный пользователь ПК, MS Office, систем электронного документооборота. Условия: Трудоустройство в соответствии с ТК РФ; Коллективный договор, Профсоюз, ДМС; Место работы - г. Санкт-Петербург ул. Стартовая, 6Д, весной переезд на Черниговскую 8.

Прием и распределение входящих звонков. Выполнение поручений руководителя. Отслеживание и рассортировка входящих писем поступающих на электронную почту организации. Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации. Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации. Прием гостей и посетителей. Работа с оргтехникой (сканирование и ксерокопирование документов). Обеспечение функционирования офиса (заказ хоз. товаров, расходных материалов для принтеров), поддержание порядка в помещении. Отправление писем почтой РФ, иногда доставка корреспонденции до адреса. Чай/кофе, Онлайн покупки​​​​​​​​​​​​​​.Офис 20 человек.

Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности директора Приём поступающей корреспонденции и передача её конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов Приём документов и личных заявлений на подпись директора Ответы на телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации директору, организация проведения телефонных переговоров директора Составление писем, запросов и других документов по поручению директора Обеспечение ведения и сохранности приказов по школе (по учащимся, по основной деятельности, по личному составу и по кадрам) Подготовка справок работающим и обучающимся в школе, а также ранее обучающимся Ведение алфавитных книг движения учащихся, входящей и исходящей документации, движения трудовых книжек, книги приказов Оформление документов при приёме на работу и увольнении с неё Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация) Контроль за исполнением работниками школы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль Обеспечение рабочего места директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе директора Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив Выполнение отдельных служебных поручений директора .

Организация рабочего времени руководителя и планирование встреч. Прием и распределение входящих звонков. Регистрация входящей и исходящей документации. Обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами. Обеспечение работы офисной техники. Ведение деловой переписки и подготовка отчетов.

Приём документов на подпись руководителя организации Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции Ведение делопроизводства Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой

Прием и регистрация входящих писем (факсимильных, по электронной почте, в 1С); Получение, отправка писем, приказов, различных документов, их регистрация; Раскладка документов; Ознакомление ответственных с приказами в 1С; Взаимодействие со структурными подразделениями предприятия (передача/прием документов); Написание служебных записок, подготовка распоряжений; Ведение и контроль заполнения журналов; Выполнение дополнительных поручений руководителя.

Делопроизводство. Распределение звонков, корреспонденции, почты. Обеспечение жизнедеятельности офиса. Административная поддержка руководителя (организация встреч, совещаний, ведение рабочего расписания, организация деловых поездок). Информационная поддержка руководителя и сотрудников компании. Условия: Оформление по ТК с первого рабочего дня; Полный соцпакет, ДМС; Офис находится в 3-х минутах ходьбы от ст.м. Московская; График - пятидневка (с 09:30 до 18:00, пт до 17:00), сб-вс - выходной.

- прием и распределение входящих звонков;- делопроизводство и документооборот;- работа с оргтехникой, обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров. расходных материалов);- организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов).