Секретарь вакансии Полевской

• Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя. 
• Приём и обработка корреспонденции. Её нужно передавать в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 
• Ведение делопроизводства. Для этого секретарь применяет компьютерную технику, которая помогает собирать, обрабатывать и представлять информацию при подготовке и принятии решений. 
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя. 
• Подготовка документов и материалов для работы руководителя. 
• Слежение за своевременным рассмотрением и представлением документов, которые поступили на исполнение. Также секретарь проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, и обеспечивает их качественное редактирование. 
• Организация телефонных переговоров руководителя. В его отсутствие секретарь записывает полученную информацию и доводит до сведения руководителя. 
• По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем. 
• Подготовка заседаний и совещаний. Секретарь собирает необходимые материалы, оповещает участников о времени и месте проведения, повестке дня, ведёт и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 
• Контроль за исполнением работниками организации приказов и распоряжений руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль. 
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники и канцелярскими принадлежностями. 
• Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив. 
• Копирование документов на копировальном аппарате.

* Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее учет и системотизация.

* Организация рабочего времени.

* выполнение поручений и распоряжений руководителя.

* ведение протоколов рабочих встреч, совещаний и т.д.

* Обеспечение деятельности сотрудников офиса.

Прием корреспонденции, поступающей в учебное заведение.Передача корреспонденции в соответствии с распоряжениями директора школы.Ведение делопроизводства (в электронной форме тоже)

- Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам Центра;

- Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

- Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками;

- Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей;

- Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации;

- Прием и первичная обработка входящих документов;

- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые;

- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем;

- Регистрация входящих документов;

- Организация доставки документов исполнителям;

- Ведение базы данных документов организации;

- Ведение информационно-справочной работы;

- Обработка и отправка исходящих документов;

- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;

- Контроль исполнения документов в организации;

- Оформление удостоверений работникам Центра;

- Ведение деловой переписки

Регистрация, прием и отправка входящей и исходящей корреспонденции, заявлений жителей, прием звонков. Консультация жителей по вопросам ЖКХ в приемной и по телефону, работа с компьютером в специальной программе, работа с электронной почтой, факсом.

согласно должностной инструкции секретаря

1. прием звонков

2. работа с входящей/исходящей документацией

3. регистрация приказов

4. работа с архивом

• Вeдeние календаря руководителя
• Составление договор, документов, писем
• Отправка документации
• Выполнение поручений руководителя
• Закупка канцелярских товаров в офис
• Печать документов

• оказывать помощь руководителю филиала в планировании рабочего времени;
• осуществлять планирование рабочего дня секретаря;
• организовывать командировки  руководителя;
• организовывать работу с посетителями в приемной руководителя;
• осуществлять подготовку, проведение и обслуживание конферентных мероприятий;
• организовывать исполнение решений, осуществлять контроль исполнения поручений руководителя;
• организовывать и поддерживать функциональность рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• разрабатывать локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря;
• составлять и оформлять управленческую документацию;
• организовывать работу с документами в приемной руководителя;
• организовывать хранения документов в приемной руководителя;
• обеспечивать руководителя информацией;
• организовывать информационное взаимодействие руководителя с подразделениями и должностными лицами;
• готовить необходимые документы по запросу бухгалтерии, отдела кадров, иных подразделений

 отслеживание и составление  писем; выполнение распоряжений директора; составление приказов, документов; регистрация документации и корреспонденции и т.д.