Делопроизводитель вакансии Полевской

Ведение делопроизводства в отделе транспортной безопасности. Работа в системе электронного документооборота. Подготовка документов к сдаче в архив. 

Организация и ведение работы с входящими и исходящими документами, регистрация  в соответствующих журналах. Ознакомление работников с распоряжениями директора.

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Разрабатывать локальные нормативные документы, документы, сопровождающие коммерческую деятельность.

Разрабатывать документы правового характера.

Заключать хозяйственные договоры, проводить их правовую экспертизу.

Вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

Вести деловую переписку. 

Отправлять исполненную документацию по адресатам. 

Контролировать сохранность служебной документации.

·                 организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;

·                 приём и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов, законченных делопроизводством;

·                 участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности формирования и оформления при их передаче в архив;

·                 шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение их учёта;

·                 подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

·                 ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;

·                 участие в экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

• Регистрация входящей документации в ПК (электронный документооборот);
• оформление и отправка почтовой корреспонденции (Почты России).

• ведение документооборота;

• организация работы по учету, хранению и передаче документов;

• контроль сохранности и защиты документов.

Выполнение должностных обязанностей, согласно должностной инструкции (совмещение специалиста по охране труда)

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:

• Осуществляет информационно-справочное обслуживание подокументам канцелярии.
• Осуществляет обработку и движение отправляемых и внутреннихдокументов, контролирует правильность их согласования и оформления.
• Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее вструктурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителяшколы передает документы на исполнение.
• Обеспечивает учет и регистрацию исполнения поручений директорашколы.
• Осуществляет предупредительный (текущий) и последующий(итоговый) контроль исполнения документов, выполнения поручений изаданий руководства школы, систематически докладывает руководителю осостоянии их исполнения.
• Организует подготовку необходимых документов для руководства.
• Осуществляет систематизацию документов согласно номенклатуредел, формирование дел, хранение и подготовку документов к передаче вархив.
• Ведет регистрацию обращений граждан в школу, контролирует срокиисполнения обращений.
• Организует личный прием граждан руководителем школы.
• Ведет внутреннюю отчетно-справочную документацию.
• Делопроизводитель обязан:
• -вести учет личного состава работников школы и установленнуюдокументацию по кадрам;
• -оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии струдовым законодательством, положениями, инструкциями и приказамидиректора школы;
• -формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения,связанные с трудовой деятельностью;
• -заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчеттрудового стажа;
• -выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельностиработников;-вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контрольза составлением и соблюдением графика очередных отпусков;
• -вести архив личных дел и подготавливать документы по истеченииустановленных сроков текущего хранения к сдаче в ведомственный архив,вести номенклатуру кадровых дел

прием и первичная обработка входящих документов; регистрация документов; контроль исполнения документов; организация работы по регистрации, учету, хранению документов; разработка номенклатуры дел учреждения, формирование дел, определение  и проверка сроков хранения дел; офрмление дел постоянного, долговременного сроков хранения, составление описей, передача дел в муниципальный архив ГГО