Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения;
принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавает ее в соответствии с принятьпа решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- использует в работе по регистрации корреспонденции систему электронного документооборота (СЭД);
- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения;
- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефону, факсу, электронной почте и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем и др.;
- регистрация входящей, исходящей корреспонденции;
- оформление заявок на автотранспорт для перевозки сотрудников и оказания курьерских услуг;
- подготовка приказов;
- подготовка доверенностей на сотрудников учреждения;
- работа в системе электронного документооборота;
- подготовка и направление писем по средствам системы электронного документооборота и эл. почте;
- работа с архивом;
- работа в программе по формированию почтовых отправлений;
- выполнение поручений руководителя;
- прием телефонных звонков;
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских товаров, воды, кофе, чая)
Просмотр почты, отбор необходимой корреспонденции, ответы на стандартные запросы, индивидуальный подход к посетителям, телефонные переговоры, контроль над исполнением заданий.
- Ведение документов организации (СЭД, ИС)
- Приём и распределение всей поступающей в ОУ корреспонденции
- Подготовка приказов и распоряжений
Основными трудовыми функциями секретаря являются:
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности заведующего ДОУ
Оказание помощи заведующему в планировании рабочего времени.
Планирование рабочего дня секретаря.
Организация телефонных переговоров заведующего.
Организация работы с посетителями в приемной.
Организация подготовки мероприятий с участием заведующего.
Организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений заведующего дошкольным образовательным учреждением.
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета заведующего.
Составление и оформление управленческой документации.
Организация работы с документами в приемной.
Организация хранения документов.
Обеспечение заведующего ДОУ информацией.
Организация информационного взаимодействия заведующего с сотрудниками.
Организация командировок заведующего и сотрудников детского сада.
- Ведение и надлежащее хранение форм первичного учета;
- Составление стат.отчетов;
- Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и др.
- Подготовка и направление извещений, повесток, писем, запросов, исковых заявлений с соответствующими определениями, постановлениями мирового судьи;
- Участие в судебных заседаниях, составление протоколов судебных заседаний и др.
- Ведение и надлежащее хранение форм первичного учета;
- Составление стат.отчетов;
- Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях и др.
Список профессий