- Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, начальника отдела сбыта, их организация;
- Организация командировок руководителя, начальника отдела сбыта, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта, бронирование мест в гостинице и т.д.
- Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
- Сбор, обработка и передача руководителю, начальнику отдела сбыта требуемой информации;
- Контроль за исполнением распоряжений руководителя, начальника отдела сбыта, переданных в ведение секретаря;
- Организация и сопровождение телефонных переговоров руководителя, прием и отправка сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
- Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
- Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
- Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
- Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
- Участие в общих собраниях и совещаниях;
- Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Планирование и организация рабочего дня Генерального директора;
Организация и подготовка совещаний;
Ведение протокола совещания и контроль исполнения;
Контроль за исполнением приказов и распоряжений Генерального директора;
Подготовка к приему гостей (чай, кофе);
Ведение деловой переписки;
Прием документов на подпись;
Подготовка проектов приказов и распоряжений ;
Выполнение оперативных поручений Генерального директора.
Прием звонков
Деловая переписка
Проверка, регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Электронный документооборот. Доведение до сотрудников исполнения документов. Организация встреч, совещаний. Выполнение поручений руководителя.
Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.
Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся
Обеспечивает прием, учет, регистрацию и необходимую обработку документов абитуриентов, формирует личные дела для последующей передачи в учебную часть
Принимает входящие звонки, обрабатывает внешнюю корреспонденцию.
Ведение делопроизводства, в том числе и в электронной форме;
Подготовка проекта приказов и распоряжений;
Выполнение различных операций с применением компьютерной техники;
Прием телефонных звонков и посетителей директора Гимназии.
- Регистрация входящих документов.
- Организация доставки документов исполнителям.
- Ведение базы данных документов организации.
- Ведение информационно-справочной работы.
- Обработка и отправка исходящих документов.
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
- Контроль исполнения документов в организации.
• Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения (организации).
• Оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.
• Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
• Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
• Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск.
• Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
• Составлять установленную отчетность. Своевременно принимать, исполнять и передавать документы кадрового делопроизводства и прочие документы касательно персонала
• Работать в системе электронного документооборота и др.
Обеспечение работы офиса и поддержка текущего режима работы. Встреча и регистрация посетителей, организация встреч, переговоров и конференций. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, а также электронных сообщений. Управление административной документацией. Планирование рабочего времени и управление календарём для менеджеров и других специалистов. Обеспечение расходных материалов и ресурсов в соответствии с бюджетом.
Список профессий