Секретарь вакансии Отрадное

Выполнение поручений руководителя. 

Секретарь руководителя ведет делопроизводство и контрольно-регистрационную картотеку, организует и регулирует прием посетителей и телефонных переговоров руководителя, занимается подготовкой необходимых для работы руководителя материалов, сообщает руководителю важную информацию, поступившую во время его отсутствия. Занимается подготовкой и обслуживанием различных совещаний, заседаний, конференций. Отправление и получение почтовой корреспонденции.

• Прием и распределение входящих звонков
• Работа с обращениями жителей по вопросам ЖКХ
• Работа с входящей/исходящей корреспонденцией
• Подготовка письменных ответов на обращения граждан
• Документооборот

• Прием всей поступающей в образовательное учреждение корреспонденции;
• Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента воспитанников;
• Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента воспитанников;
• Оформление личных дел детей, принятых в дошкольное образовательное учреждение;
• Ведение необходимых журналов и документации;
• Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений;
• Составление различных писем, запросов и других документов по поручению заведующего образовательным учреждением;
• Ведение контроля изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений заведующего образовательным учреждением, взятых на контроль.

Обязанности:

• ведение документооборота  
• работа с входящей и исходящей корреспонденцией, обработка входящих звонков
• подготовка ответов на письма, заявления, жалобы жителей и пр. 
• работа с порталом "Наш Санкт-Петербург"
• обеспечение жизнедеятельности офиса

• обработка входящих звонков в приемную;
• встреча гостей, приготовление кофе/чая;
• передача на рассмотрение/подпись документов руководству;
• информирование сотрудников о подписанных документах;
• организация и поддержание порядка в течение дня в кабинете генерального директора и приёмной;
• формирование заказа (канцтовары, кофе/ чай и пр.) в кабинет директора и приемную;
• взаимодействие со специалистом по обслуживанию аквариума, кормление рыбок;
• полив цветов.

Оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени.

Организовывает телефонные переговоры руководителя.

Согласовывает  телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками.

Информирует  руководителя об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам.

Принимает  и передает  документы  посетителей руководству и сотрудникам Учреждения.

Ведет  протокол мероприятия.

Подготавливает  документы  для рассмотрения руководителем.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

1.      Обеспечивает набор и тиражирование документов в учреждении в рамках возложенных обязанностей.

2.      Разрабатывает инструкции и положения, регламентирующие документооборот.

3.      Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4.      Подготавливает к сдаче в архив законченные делопроизводством дела, обеспечивает их сохранность и выдачу справок по хранящимся в архиве учреждения делам в рамках своей компетенции.

5.      Принимает поступающую на рассмотрение  корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 

6. Ведение исходящей и входящей корреспонденции.

- оформление документации, отчетности и ведение реестров

- прием посетителей, приём вопросов по телефону

- помощь в организации и проведении мероприятий

- Выполнение работ по организационному и документационному обеспечению деятельности учреждения;

- Работа с почтой (электронная почта+ почта России);

- Работа с приказами по основной деятельности учреждения;

- Оветы на звонки, запись на прием граждан к руководителю;

- Работа с электронной системой Параграф, Сферум;

- Прием документов в школу, выдача личных дел учащихся;

- Оформление справок.