Секретарь вакансии Нижний Новгород

• Ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел
• Составление приказов по основной деятельности и учащимся
• Ведение учета приёма граждан
• Ведение учета обучающихся
• Ведение учета сотрудников
• Прием/увольнение сотрудников
• Составление ТД и дополнительных соглашений
• Ведение учета исходящей и входящей почты
• Ведение РГИС "Контингент обучающихся"
• Ведение делопроизводства по ПОУ (за доп плату)
• Ведение личных карточек сотрудников
• Ведение ТК сотрудников

· Учет, контроль исполнения, оперативное хранение документов и документной информации;

· Организация внедрения системы ведения документации;

·  Участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов

·  Участие в подготовке и проведении совещаний по вопросам деятельности организации;

· Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;

·  Распределение входящих звонков;

· Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;

· Формирование реестров для отправки документации по почте;

· Поручения руководителя  

• прием и распределение телефонных звонков;
• работа с ПК - уверенный пользователь‚ знание офисных программ;
• ведение документооборота;
• выполнение заданий руководителя;
• административная поддержка совещаний‚ переговоров‚ встреча посетителей;
• работа со сторонними организациями по обеспечению жизнедеятельности офиса;
• заказ гостиниц‚ ж/д и авиа билетов;

Прием и первичная обработка входящих документов.

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем.

Регистрация входящих документов.

Организация доставки документов исполнителям.

Ведение базы данных документов организации.

Ведение информационно-справочной работы.

Обработка и отправка исходящих документов.

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Контроль исполнения документов в организации и др.

ведение протокола судебного заседания, направление судебных извещений  участникам процесса о времени и месте судебного разбирательства; своевременное размещение данных о движении рассматриваемых дел в информационной системе и др.

• Контроль за прохождением и исполнением документов в установленные сроки в соответствии с резолюциями руководства.

• Проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного оформления.

• Прием и передача информации в локальной сети и электронной почты (прием, печать, рассылка исходящей, внутренней корреспонденции).

• Выставление резолюций от руководителей Филиала.

• Регистрация, прием, рассылка, печать документов Филиала (входящей, исходящей, внутренней корреспонденции, в т.ч. организационно-распорядительной документации).

• Обеспечивать своевременное рассмотрение всей корреспонденции, поступившей в адрес руководства.
• Выполнение работы по электронному документообороту в системе СЭДО, регистрация, прием, рассылка.

• Планирование рабочего дня руководителя (ведение рабочего календаря времени).

• Организация телефонных переговоров руководителя.

• Организация работы по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация).

• Подготовка, рассмотрение, визирование, заключение и регистрация договоров
• Ведение плана закупок
• Отчётность по плану закупок и ведения договор

• организация и поддержание жизнедеятельности офиса: обработка поступающей корреспонденции, входящих/исходящих телефонных звонков, чай/кофе
• администрирование совещаний/переговоров, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, визуализация данных, подготовка презентаций, регистрация и оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня)
• ведение деловой переписки, работа в системе внутреннего электронного документооборота компании
• планирование календаря руководителя, организация встреч/телефонных переговоров
• travel-поддержка руководителя при подготовке и во время командировок: (взаимодействие с внутренними подразделениями при бронировании билетов/гостиниц, организации трансфера)
• выполнение личных поручений руководителя.

• высшее образование
• опыт работы от 1 года в аналогичной должности в крупной компании со сложной структурой
• знание основ делопроизводства и тайм-менеджмента
• знание делового этикета и стандартов деловой переписки
• грамотная письменная и устная речь
• опытный пользователь ПК (MS Office: Word,Exсel, Power Point)
• способность работать в режиме многозадачности и высокого информационного потока
• исполнительность, внимательность, коммуникабельность, ответственность, активная жизненная позиция.

• стабильный оклад и социальная поддержка сотрудников
• официальное оформление с первого дня
• адрес офиса: ул Керченская, 18
• график работы: 5\2 с 09:00 до 18:00 (работа в офисе)
• ДМС с первого дня и льготное страхование для близких
• корпоративное обучение в Виртуальной школе Сбера
• бесплатная подписка СберПрайм+, скидки на продукты компаний-партнеров
• корпоративная пенсионная программа
• ипотека выгоднее на 4% для каждого сотрудника.

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 

• подготовка и выдача справок, подтверждающих обучение
• ведение личных дел обучающихся
• ведение учета движений (зачисление, отчисление, перевод) обучающихся и подготовка необходимых для этого документов
• оформление документов об образовании и (или) квалификации
• подготовка журналов учета теоретического обучения, учебных занятий
• подготовка служебных документов учебной части
• прием телефонных звонков
• подготовка,направление и прием писем, запросов и иных документов
• подача заявок на обеспечение учебной части канцелярскими принадлежностями, расходными материалами