Обработка входящей и исходящей корреспонденции, прием входящих звонков, ведение соцсети организации, мониторинг электронной почты организации, выполение поручений руководителя в рамках работы.
Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителей.
Организация приема посетителей.
Организация приема и передачи информации по каналам связи.
Секретарь учебной части:
2.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и приказы приемной комиссии.
2.2. Оформляет зачетные книжки, студенческие билеты обучающихся.
2.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов, алфавитную книгу обучающихся.
2.4. Ведет учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.
2.5. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.
2.6. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.
2.7. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
2.8. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательной организации.
2.9. Готовить справки об обучении в колледже.
2.10. Своевременно доводить до сведения преподавателей и администрации полученную служебную информацию.
- Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.
- Выполнение личных поручений руководителя.
- Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.
- Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.
- Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.
- Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.
- Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.
- Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.
- Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.
- Хозяйственное обеспечение приемной.
- Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.
- Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).
- Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).
- Заказ воды, канц. товаров + экстренная покупка канц. товаров и товаров бытовой необходимости.
- Работа с посетителями.
- Чай, кофе для руководства.
- Работа на ПК (Word, Excel, Интернет).
- Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).
- Создание и ведение внутренних приказов.
- Печатать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы или ввод текущую информацию в банк данных.
Ведение алфавитной книги; учет движения учащихся; регистрация входящей и исходящей документации; печатание документов, планов, исходящей информиции, писем, ведение книги учета приказов по основной деятельности, контроль за оформлением личных дел учашихся и взаимодействие с классными руководителями.
Секретарь учебной части обязан: Оформлять личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии образовательного учреждения.Оформлять книжки успеваемости, студенческие билеты учащихся.Вести книги выдачи дипломов, дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу учащихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий учащимися.Готовить журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента учащихся.Оформлять заявки на учетно-отчетную документацию.Обрабатывать и оформлять сдачу личных дел учащихся в архив.Работать в тесном контакте с преподавателями, заведующими кафедрами, бухгалтерской службой образовательного учреждения.
1.Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
2.Ответ на телефонные звонки;
3.Контроль оборота документов;
Просмотр почты, отбор необходимой корреспонденции, ответы на стандартные запросы, индивидуальный подход к посетителям, телефонные переговоры, контроль над исполнением заданий.
Список профессий