В соответствии с должностной инструкции
Регистрация входящий, исходящей документации, отправка заказной почтой корреспонденции учреждения, ведение делопроизводства.
делопроизводство, работа с кадрами (прием, увольнение, перевод, отпуска, табель), работа в программах СГО и Е.услугах.
Обеспечивает информационно-справочное обслуживание документации управления образования и руководителей образовательных учреждений.Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в образовательные учреждения, учреждения системы образования.В соответствии с резолюцией начальника управления образования передает документы на исполнение.Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.Отправляет исполненную документацию по адресатам.Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.Подготавливает и сдает в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.Принимает документы на подпись начальника управления образования проверяет правильность их составления и оформления.Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.Выполняет отдельные служебные поручения начальника управления образования.Несет ответственность за электронный документооборот.
Делопроизводитель группы делопроизводства и режима. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
Принимать, выполнять первичную обработку и регистрацию поступивших документов в соответствии с установленными правилами и сроками. Производить обработку, регистрацию и отправку исходящих документов (в том числе посредством электронной почты) в соответствии с установленными правилами и сроками. Выполнять в соответствии с установленными правилами и сроками работу по сопровождению документов текущего делопроизводства, передаче их на резолюцию руководителю и далее - в соответствии с резолюцией - в соответствующие структурные подразделения Предприятия. Следить за прохождением документов в соответствии с установленными правилами и сроками. Контролировать исполнение документов и поручений руководителя Предприятия, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов Предприятия. Разрабатывать проекты документов Предприятия по поручению руководителя, в том числе проекты служебных записок, исходящих писем. Обеспечивать сохранность служебной документации. Получать для руководителя сведения от работников структурных подразделений Предприятия, обобщать их в сводной информации. Осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации). Вести и оформлять протоколы. Выполнять печатные и копировально-множительные работы. Формировать реестры входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, приказов, обращений граждан. Осуществлять мониторинг приказов Предприятия, проставлять отметки в приказах, в которые внесены изменения, и в приказах, утративших силу. Осуществлять взаимодействие в интересах Предприятия с почтовыми отделениями АО «Почта России», выполнять отправку (по реестру отправленных документов) и получение почтовой корреспонденции Предприятия. При необходимости использовать услуги курьерских служб. Разрабатывать номенклатуру дел Предприятия и поддерживать её в актуальном состоянии. Контролировать формирование дел в соответствии с номенклатурой в структурных подразделениях Предприятия. Принимать дела в архив Предприятия от структурных подразделений. Проверять сроки хранения документов, составлять протоколы работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Организовывать и контролировать выделение дел, не подлежащих хранению. Организовывать и контролировать обработку дел, подлежащих длительному хранению: составление внутренней описи дел для особо ценных документов, оформление дел, оформление обложек дел, составление описей дел.
-прием и первичная обработка входящих документов, приходящих на электронную почту учреждения;-отслеживание сроков для своевременной отправки документов; -регистрация входящих документов;-ведение базы данных документов организации;-ведение информационно-справочной работы;-подготовка различных документов по распоряжению администрации для вышестоящих организаций (отчеты, служебные письма, протоколы справ-ки и т.д.);-осуществление обработки и отправки исходящих документов по электронной почте адресатам, -ведение книги регистрации входящей корреспонденции с электронной почты учреждения, -осуществление набора проектов приказов по основной деятельности;-Организация текущего хранения документов и обработки дел для последующего хранения-Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
Необходимые знания:
Правила организации приема посетителей
Правила делового общения
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
Правила организации приемов в офисе
Правила сервировки чайного (кофейного) стола
Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к нимЭтика делового общения
Правила речевого этикета
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
прием и первичная обработка входящих документов;• предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемыедокументы и не регистрируемые;• подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим дошкольнымобразовательным учреждением;• регистрация входящих документов;• организация доставки документов исполнителям;• ведение базы данных документов дошкольного образовательного учреждения;• ведение информационно-справочной работы;• контролирует исполнение документов, выдает требуемые справки позарегистрированным документам;• вместе с администрацией ДОУ готовит отчетные документы для вышестоящихорганизаций, служебные письма и справки;• осуществляет обработку и отправку исходящих документов адресатам, учетполучаемой и отправляемой корреспонденции;• осуществляет регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующиеструктурные подразделения документов текущего делопроизводства;• контролирует исполнение документов в дошкольном образовательном учреждении;• формирует личные дела воспитанников, посещающих дошкольное образовательноеучреждение;• оформляет трудовые договора и личные дела, устраивающихся на работусотрудников;
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно–распорядительной деятельности директора. Принимает поступающую на рассмотрение директора учреждения корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись директора. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Следит за своевременным рассмотрением и представлением конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Выполняет отдельные служебные поручения директора. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора.
Список профессий