Составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя, организует заседания, совещания и мероприятия, проводимые руководителем; работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы); пользоваться системами электронного документооборота и др.
Помощь секретарю в сборе и обработке документов
Осуществлять прием и распределение телефонных звонков (факсов), организацию телефонных переговоров Директора Краснодарского филиала.
Организовывать работу с посетителями: осуществлять прием, учет и встречу посетителей, содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей.
Организовывать исполнение решений, осуществлять контроль исполнения поручений Директора Краснодарского филиала, распорядительных документов Общества, Филиала и Компании (в т.ч. в Системе электронного документооборота).
Составлять и оформлять управленческую документацию, отчетность и готовить проекты деловых писем, служебных записок.
Организовывать работу с документами в приемной Директора Краснодарского филиала:
- обеспечивать внутреннее делопроизводство, в т. ч. официального почтового ящика;
- разрабатывать номенклатуры дел блока Директора Краснодарского филиала;
- осуществлять прием, регистрацию и учет входящих и исходящих документов (в соответствии с установленным в Филиале порядке);
- предоставлять поступающие документы на рассмотрение Директора Краснодарского филиала;
осуществлять проверку правильности оформления и комплектности документов, поступающих на подпись Директору Краснодарского филиала;
- готовить сводки для Директора Краснодарского филиала об исполненных и находящихся на исполнении поручениях/документах;
- организовывать и осуществлять текущее хранение документов;
- организовывать и проводить работы (в т.ч. наносить/заверять документы) с печатями и штампами Филиала (в т.ч. организовывать изготовление печатей/штампов), осуществлять учет используемых печатей и штампов;
- осуществлять справочно-информационную работу по вопросам исполнения и прохождения документов;
- выполнять печатные и копировальные работы.
Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, направлять в соответствующие отделы организации;Отвечать на телефонные звонки;Работать с электронной почтой;По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;Посещать почтовое отделение для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
Передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам, электронной почте, составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, контроль исполнения работниками организации приказов и распоряжений руководителя, ведение контрольно-регистрационной картотеки, печать служебных материалов по указанию руководителя или ввод текущей информации в банк данных
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
Осуществлять работу по организационно – техническому обеспечению административно – распорядительной деятельности директора.
Принимать поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, регистрировать ее в журнале входящей корреспонденции, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Принимать документы и личные заявления на подпись директора предприятия.
Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы директора.
Секретарь отвечает за своевременное и полное доведение содержания и сроков исполнения поручений руководителя (вне зависимости от вида их оформления) до ответственных исполнителей. Секретарь осуществляет контроль за сроками исполнения поручений и докладывает руководителю о ходе исполнения принятых им решений.
Список профессий