Встреча и организация приема посетителей руководителя; Прием и обработка телефонных звонков; Прием и обработка корреспонденции; Планирование рабочего дня руководителя; Организация собраний и совещаний; Выполнение поручений руководителя.
Регистрация входящей, исходящей документации, внутренней документации. ОРганизация встреч посетителей, отправка и получение писем по средствам Почты России.
Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;
предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов и списка всех преподавателей каждого учебного года;
оперативное внесение текущих изменений в составе контингента обучающихся, преподавателей и других сотрудников;
подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;
оформление личных дел обучающихся, принятых на обучение в образовательное учреждение;
ведение алфавитного журнала всех учащихся;
выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;
контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками;
составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора или его заместителя;
Прием и распределение телефонных звонков организации ,работа с электронной почтой, организация работы с документами в приемной руководителя, организация хранения документов в приемной руководителя ,
В соответствии с должностной инструкцией в данном учреждении
309503, г Старый Оскол, ул Ровенская, д. 118
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
3. Должностные обязанности секретаря.
3.1.Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.2.Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
3.3.Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
3.4.Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями.
3.5.По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
3.6.Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.
3.7.Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.
4. Должен знать:
законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;
положения и инструкции по ведению делопроизводства;
структуру образовательного учреждения, его кадрового состава;
правила эксплуатации оргтехники;
правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
правила деловой переписки;
государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;
основы этики и эстетики;
правила делового общения;
правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения;
правила по охране труда и пожарной безопасности.
• Выявлять функциональные и нефункциональные требования
• Разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии проектную документацию
• Разрабатывать спецификации требований, объектные модели, алгоритмы
• Собирать требования к развитию продукта (требования заказчика, пользователей, экспертная оценка необходимых доработок)
• Настраивать исполняемые бизнес-процессы в веб-интерфейсе
• Проводить бизнес-аналитику по каждому из реализуемых процессов
• Создавать бизнес-постановки
• Взаимодействовать с руководителем проекта, командами аналитиков, дизайнеров, разработки и тестирования на всех этапах проекта
• Проводить вебинары, обучения по продукту, демонстрировать функционал заказчику
• Проводить функциональное тестирование
НЕ ТРОГАТЬ. ДЛЯ ПОКАЗА
Ведение документации: Организация и ведение делопроизводства, включая регистрацию, учет и хранение документов, таких как приказы, распоряжения, протоколы заседаний и другие официальные бумаги.
Обработка входящей и исходящей корреспонденции: Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также подготовка и отправка исходящих писем и документов.
Подготовка отчетов: Составление отчетов о работе школы, а также подготовка статистических данных по различным направлениям деятельности.
Организация архивирования: Обеспечение правильного хранения и архивирования документов, соблюдение сроков хранения и утилизации.
Координация работы с другими подразделениями: Взаимодействие с учителями, администрацией и другими сотрудниками школы для обеспечения эффективного документооборота.
Поддержка информационных систем: Ведение электронного документооборота, работа с программами для управления документами и базами данных.
Обеспечение конфиденциальности: Соблюдение конфиденциальности информации, содержащейся в документах, и защита личных данных учащихся и сотрудников.
Участие в организации мероприятий: Помощь в подготовке и проведении школьных мероприятий, включая собрания, конференции и другие мероприятия.
Список профессий