Секретарь вакансии Амантая

• Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя

Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений

составление и корректировка документов, прием звонков, выдача справок

работа с входящей и исходящей корреспонденцией

2.1.             Принимать поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, касающуюся учебного процесса, передавать ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения либо непосредственного руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, подготовки ответов и т.п. Вести делопроизводство учебной части, а именно:

- подготавливать проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся и журналы учебных занятий;

- оформлять личные дела и протоколы приемной комиссии учреждения, принятых на обучение;

- вести алфавитную (поименную) книгу обучающихся, книгу выдачи дипломов, дубликатов дипломов и удостоверений;

- вести учет часов учебной работы преподавателей образовательного учреждения и посещаемости обучающихся;

- обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив;

- оформлять зачетные книжки и студенческие билеты обучающихся;

- передавать и принимать телефонограммы;

- осуществлять сбор и систематизирование данных учебной части для своевременной сдачи установленной отчетности;

- обрабатывать и оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив.

-участвует в подготовке и оформлении проектов внутренних документов, докладных, служебных записок и других документов;

-разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;

-осуществляет контроль за соблюдением работниками филиала сроков выполнения поручений, распоряжений директора филиала и центрального аппарата Учреждения;

-разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;

-организует внедрение систем ведения документации;

-принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;

-участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

-осуществляет передачу документов филиала в архивы;

-изучает и обобщает опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения;

-осуществляет подготовку и ведение номенклатуры дел по филиалу, регистрацию входящей исходящей корреспонденции филиала, организует оправку исходящей корреспонденции по филиалу;

-обеспечивает сохранность проходящих служебных документов;

-обеспечивает печатание и тиражирование служебных документов.

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и своевременно доводит до его сведения ее содержание
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем

Организация и сопровождение совещаний, деловых встреч

Устный переводчик, письменный переводчик

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Прием и первичная обработка входящих документовдействия

Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые

Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителемРегистрация входящих документов

Организация доставки документов исполнителям

Ведение базы данных документов организации

Ведение информационно-справочной работы

Обработка и отправка исходящих документов

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства

Контроль исполнения документов в организации

Разработка номенклатуры дел организациидействия

Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения

Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения

Формирование дел

Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела