Секретарь-машинистка исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.
3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.
3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.
3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
3.9. Следить за сроками выполнения работниками поручений руководителя, взятых на контроль.
3.10. Принимать документы на подпись руководителю.
3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.
В случае служебной необходимости секретарь-машинистка может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
Ведение документооборота на предприятии.
Ведение протоколов.
ведет делопроизводство и контрольно-регистрационную картотеку, организует и регулирует прием посетителей и телефонных переговоров руководителя, занимается подготовкой необходимых для работы руководителя материалов, сообщает руководителю важную информацию, поступившую во время его отсутствия.
Делопроизводство.
Прием и регистрация входящей и исходящей документации. Ведение книги приказов. Печать различных материалов. Ведение делопроизводства и трудовых книжек.
Прием корреспонденции, поступающей в учебное заведение.Передача корреспонденции в соответствии с распоряжениями директора школы.Ведение делопроизводства (в электронной форме тоже).Выполнение операций, имеющих отношение к сбору и обработке информации (в том числе и с использованием компьютерной техники).Слежение за своевременной подготовкой и рассмотрением документации.Составление писем, запросов, документов и ответов по распоряжению директора учебного заведения.
Список профессий