Секретарь вакансии Санкт-Петербург СПб

1. Организовывать и проводить пресс-конференции, брифинги, "круглые столы" и встречи с участием руководства. 2. Оказывать организационную и методическую помощь средствам массовой информации в создании материалов о деятельности предприятия, его руководителя и структурных подразделений. 3. Создавать и участвовать в выпуске информационных материалов (статей, специализированных программ и изданий). 4. Готовить интервью, прямые эфиры, выступления руководства в средствах массовой информации. 5. Поддерживать положительный имидж Института и формировать соответствующее общественное мнение. 6. Осуществлять оперативный сбор и анализ материалов прессы, средств массовой информации и информационных агентств о деятельности Института. 7. Своевременно готовить пресс-релизы и другие информационные материалы о событиях и мероприятиях, касающихся сферы деятельности Института и его структурных подразделений. 8. Осуществлять сбор и классификацию вопросов, адресованных Института, и подготовку ответов для размещения на сайте Института.  9. Выполняет отдельные служебные поручения руководства Института.  

подготовка документации

протоколирование совещаний

регистрация документов

контроль сроков исполнения документов

• Прием и распределение телефонных звонков предприятия.
• Организация работы с посетителями руководителя.
• Ведение документационного обеспечения деятельности руководителя.
• Планирование рабочего дня руководителя и оформление планировщика.
• Согласование с руководителем времени планируемых действий
• Согласование переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и работниками предприятий.
• Информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий
• Предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий
• Оформление командировок руководителя.
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
• Организация обеспечения руководителя необходимыми для работы канцелярскими принадлежностями.
• Ведение контроля исполнения документов (поручений).
• Выполнение работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, оформление протоколов (при необходимости).
• Обеспечение доставки документов в отдел документационного обеспечения для обмена между подразделениями.
• Осуществление подготовки необходимых для работы руководителя документов и материалов.
• Ведение работы с организационно-распорядительными документами в единой отраслевой системе электронного документооборота по поручению руководителя.

Работа с документами

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.2. Составляет график деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

2.3. Организует переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора, а также доведение распоряжений и приказов директора до работников.

2.4. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.6. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.8. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.9.  Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.