Секретарь вакансии Урень

• организация и поддержание жизнедеятельности офиса: обработка поступающей корреспонденции, входящих/исходящих телефонных звонков, чай/кофе
• администрирование совещаний/переговоров, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, регистрация и оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня)
• ведение деловой переписки
• планирование календаря руководителя, организация встреч/телефонных переговоров
• travel-поддержка руководителя при подготовке и во время командировок: (взаимодействие с внутренними подразделениями при бронировании билетов/гостиниц, организации трансфера)
• выполнение личных поручений руководителя.

• высшее образование
• опыт работы от 1 года в аналогичной должности
• знание делового этикета и стандартов деловой переписки
• грамотная письменная и устная речь
• опытный пользователь ПК (MS Office: Word,Exсel, Power Point)
• способность работать в режиме многозадачности и высокого информационного потока
• исполнительность, внимательность, коммуникабельность, ответственность, активная жизненная позиция.

• стабильный оклад и социальная поддержка сотрудников
• официальное оформление с первого дня
• Адрес офиса: Октябрьская 35
• График работы: 5\2 с 09:00 до 18:00 (работа в офисе)
• ДМС с первого дня и льготное страхование для близких
• корпоративное обучение в Виртуальной школе Сбера
• бесплатная подписка СберПрайм+, скидки на продукты компаний-партнеров
• корпоративная пенсионная программа
• ипотека выгоднее на 4% для каждого сотрудника.

Ведение делопроизводства с применением офисной техники, приём, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, организация телефонных переговоров главного врача, сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации, составление писем, запрсов, других документов.

Ведение делопроизводства, организация и регулирование приема посетителей и телефонных переговоров руководителя, подготовка необходимых для работы руководителя материалов

- подписание документов;

- обеспечение жизнедеятельности офиса

• Осуществлять работу по организационно - техническому и материальному обеспечению приемной и деятельности Руководителей;
• Получать необходимые Руководителям сведения от подразделений; принимать документы на подпись Руководителям, контролировать качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Руководителям, обеспечивать их качественное редактирование;
• Принимать и переадресовывать телефонные звонки (в том числе от иностранных партнёров), организовывать проведение телефонных переговоров Руководителей, записывать в их отсутствие полученную информацию и доводить до сведения Руководителей ее содержание;
• По поручению Руководителей составлять деловые письма, служебные записки, распоряжения, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• Организовывать служебные командировки Руководителей и сотрудников управления, приобретать авиа и ж/д билеты, бронировать места в гостиницах, подготавливать авансовые отчеты по командировочным расходам и передавать их на хранение в бухгалтерию предприятия;
• Контролировать исполнение документов и поручений Руководителей, оформленных как в бумажном виде, так и в системе электронного документооборота 1С: Документооборот;
• Принимать поступившую корреспонденцию и регистрировать ее в системе электронного документооборота, передавать документы на исполнение;
• Вести делопроизводство: регистрировать исходящие документы в системе электронного документооборота.

• Организация документооборота.
• Прием телефонных звонков.
• Подготовка писем.

Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы

АО "Технологии Доверия - Аудит" ищет Секретаря/Офис-менеджера, который вместе с административной командой будет поддерживать высокий уровень сервиса для наших внутренних и внешних клиентов.

Чем предстоит заниматься:

Обеспечивать бесперебойную и удобную для сотрудников работу офиса, а именно:

• взаимодействовать со службами бизнес-центра, клининга, курьерских служб;
• осуществлять бумажный и электронный документооборот;
• контролировать своевременную оплату счетов и оформление договоров;
• помогать руководителям и сотрудникам с документами и отчетами;
• следить за наличием канцелярских товаров, продуктов и прочих полезных вещей;
• помогать отделу HR с документами;
• отвечать на входящие звонки, встречать гостей на ресепшене, заказывать гостям пропуска;
• участвовать в организации мероприятий, корпоративов;
• помогать с выполнением разных заданий от сотрудников и руководителей.

Профиль идеального кандидата для нас:

• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года;
• Хорошие коммуникативные навыки (устные и письменные);
• Умение работать самостоятельно, ориентироваться на результат;
• Знание английского языка будет плюсом;
• Знание программ MS Office, в особенности Word, Excel, Power Point;
• Желание стать профессионалом в своем деле и работать в сильной команде.

Мы предлагаем:

• Конкурентную заработную плату и официальное трудоустройство;
• Дополнительные дни отпуска от компании;
• Современный и комфортный офис в центре города;
• Широкий социальный пакет, включающий ДМС со стоматологией;

осуществляет прием всех телефонных вызовов,осуществляет оформление и отправку служебной корреспонденции,осуществляет регистрацию входящих, исходящих и (или) внутренних документов в системе электронного документооборота и др.

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.

  Принимает:– поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;– документы и личные заявления на подпись руководителя.

  Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

  Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

  Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

  Организовывает:– проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание;– прием посетителей.

  Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя.

  По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

  Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

  Осуществляет контроль над исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

  Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

  Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

  Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

  Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

  Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

  Копирует документы на копировальном аппарате.

  Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.