Прием и первичная обработка входящих документов и подготовка для рассмотрения руководителю,сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые.Организвция доставки документов исполнителям,ведение базы документов орг-ции.Обработка и отправка исходящей документации.Контроль исполнения документов в организации.Организация хранения документов.Исполнение поручений руководителя.
- Документальное обеспечение деятельности учреждения;
-Организация работы с документами (прием и первичная обработка входящих документов; предварительное рассмотрение и сортировка документов; подготовка входящих документов для заведующего; подготовка отчетных документов, служебных писем и справок; оформление трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников; подготовка проектов приказов; ведение книг приказов; ознакомление сотрудников с приказами под роспись; ведение трудовых книжек, в том числе электронных и т.д.);
-Организация текущего хранения документов (формирование дел; своевременное распределение и подшивка документов в дела и т.д.);
-Организация обработки дел для последующего хранения (обработка и оформление передачи личных дел сотрудников в архив, оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения, передача дел в архив);
- Осуществление учета часов работы работников учреждения, в устаноленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников.;
- Согласно распоряжениям заведующего печатает и оформляет трубуемую документацию;
- Выполняет работу согласно трудовой инструкции делопроизводителя.
Должностные обязанности выполняются в соответствии с должностной инструкцией.
согласно должностной инструкции
Введение кадрового дела, прием, увольнение, больничные, графики, работа с документами
ведение и оформление документации, владение компьтером,, электронным документооборотом
Кадры и делопроизводство
Обеспечивать своевременное исполнение направляемых специалисту правовых актов.
Обеспечивать прохождение корреспонденции, поступающей на имя начальника финансового управления в соответствии с порядком, установленным инструкцией по делопроизводству в финансовом управлении, осуществлять контроль за сроками исполнения данных документов.
Принимать телефонограммы и телеграммы, поступающие в финансовое управление, осуществлять их регистрацию, передачу начальнику финансового управления, доведение до исполнителей, контроль за исполнением, учет и хранение.
Осуществлять ведение кадровой работы в финансовом управлении, в том числе учет и ведение трудовых книжек и личных дел сотрудников финансового управления.
Осуществлять обеспечение безопасных условий и охраны труда на рабочих местах Финансового управления администрации г. Азова.
Осуществлять проведение вводного инструктажа со всеми вновь принимаемыми на работу и проведение инструктажа по охране труда на рабочем месте.
В пределах своих должностных обязанностей осуществлять обработку персональных данных сотрудников финансового управления
Работа с документами, офисной техникой
Обработка документов
- Принимает корреспонденцию, которая поступает на рассмотрение руководителю предприятия и передает ее конкретные исполнителям, для использования в процессе работы или подготовки ответов.
- Осуществляет работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.
-Принимает заявления и документы на подпись руководителя.
-Ведет делопроизводство.
- Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.
- Организует телефонные переговоры для руководителя,
в его отсутствие осуществляет запись полученной информации и доводит до него ее содержание
-Принимает и передает информацию по телексу, телефаксу и прочим приёмно-переговорным устройствам.
- Следит за своевременностью рассмотрения и представления
конкретными исполнителями и структурными подразделениями документов, передаваемых на подпись руководителю, обеспечивает их качественное редактирование.
-Принимает и передает телефонограммы, и своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученных по каналам связи
- Подготавливает совещания и заседания к проведению руководителем, а именно, оповещает участников о времени и месте проведения заседаний, проводит их регистрацию и оповещает их о повестке дня.
- Составляет запросы, письма и прочие документы по поручению руководителя, a также подготавливает ответные письма.
Список профессий