ведение документации;
регистрация корреспонденции;
подготовка и редактирование документов;
архивирование документов;
координация рабочих процессов;
поддержка в организации совещаний и мероприятий;
В соответсвии с должностной инструкцией
В своей деятельности делопроизводитель обязан:
3.1. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.
3.2. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.
3.3. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.
3.4. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.
3.5. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.
3.6. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.
3.7. Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
3.8. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
3.9. Формирование дел обучающихся;
3.10. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
3.11. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.12. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.13. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.14. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
3.15. Готовить и сдавать в архив учреждения документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.16. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.
3.17. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.18. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.
3.19. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.
3.20. Копировать необходимые для работы документы.
В соответствии с должностной инструкцией делопроизводителя
1. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ.
2. Ведет книгу движения воспитанников.
3. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий.
4. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.
5. Ведение архива.
6. Вносит сведения в систему АИС "Сетевой город, АИС "Е-услуги".
7. Ежегодно делать учет детей.
В обязанности делопроизводителя входит:
1. Организация работы с документами:
- Прием и первичная обработка входящих документов
- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые
- Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
- Регистрация входящих документов
- Организация доставки документов исполнителям
- Ведение базы данных документов организации
- Ведение информационно-справочной работы
- Обработка и отправка исходящих документов
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
- Контроль исполнения документов в организации
2. Организация текущего хранения документов:
- Разработка номенклатуры дел организации
- Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении
перед их формированием в дело для последующего хранения
- Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
- Формирование дел
- Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в
дела
3. Организация обработки дел для последующего хранения:
- Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
- Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
- Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
- Передача дел в архив организации
а) регистрация входящей и исходящей корреспонденции Администрации с использованием автоматизированной системы электронного документооборота «Дело», обеспечивать работу электронного документооборота с правительством Тульской области;
б) готовить проекты резолюций по исполнению документов, осуществлять рассылку документов для исполнения; непосредственную доставку документов для исполнения заместителям главы Администрации, а срочных – незамедлительно должностным лицам администрации;
в) контролировать исполнение документов должностными лицами Администрации, регистрировать ответы по поручениям, закрывать контрольные поручения в автоматизированной системе документооборота в соответствии с установленными требованиями работы с документами;
г) формировать дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность, своевременное уничтожение или передачу в архив;
д) осуществлять регистрацию заявлений на получение муниципальных услуг в системе обработки обращений граждан в региональной системе электронного правительства;
д) готовить аналитическую информацию о характере, вопросах, ходе исполнения служебной корреспонденции по поручению начальника отдела делопроизводства и кадровой работы, запросам должностных лиц Администрации.
е) выполнять при необходимости в установленном начальником отдела делопроизводства и кадровой работы порядке функциональные обязанности других сотрудников отдела, иных поручений начальника отдела в рамках возложенных на отдел делопроизводства и кадровой работы задач и функций, исполнять обязанности одного из работников отдела делопроизводства и кадровой работы в период его отсутствия.
В должностные обязанности делопроизводителя входит:
Распределение корреспонденции, поступающей для исполнения заместителю главы администрации в структурные подразделения через АСЭД «Дело», электронную почту; Осуществление контроля за исполнением документов;
Сбор необходимых заместителю главы администрации сведений, документов материалов от подразделений администрации или непосредственных исполнителей;
Подготовка писем, ответов на запросы, обращения граждан;
Организация приема посетителей;6. Осуществление работы та подготовке заседаний и совещаний, проводимых заместителем главы администрации.
Список профессий