Делопроизводитель вакансии Щербинка

- сканирование и размещение документов в программе электронного документооборота;

- размещение документов по папкам;

- рассылка документов на ознакомление в программе электронного документооборота;

- ознакомление сотрудников под подпись с зарегистрированными документами;

- ведение консультационно-справочной работы по документам подразделений;

- помощь коллегам в работе;

- выполнение текущих поручений руководителя подразделения.

• Обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, воды, кофе, чая, расходных материалов.
• Прием и распределение входящих звонков.
• Прием, учет, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции.
• Поиск и бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц, квартир для командированного персонала.
• Ведение реестров и/или электронных баз документов: учредительной документации, приказов, договоров и первичной документации (УПД, акты, счета, счета-фактура и т.д.).
• Взаимодействие с другими отделами, а также внешними организациями.
• Выполнение поручений руководителя.
• Участие в подготовке документации для конкурсных процедур.

• Высшее образование/неоконченное высшее, желательно экономическое.
• Свободное владение ПК, умение работать в MS Office (Word, Excel).
• Умение работать с большим объемом информации.

• Оформление по ТК РФ.
• График работы - пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00.
• Офис: г. Москва, ул. Большая Косинская, дом № 27 (м. Новокосино, м. Косино, м. Лермонтовский проспект, м. Выхино, м. Улица Дмитриевского, ж/д станция Косино)
• Чай, кофе за счет компании.
• Повышение квалификации за счет организации.
• Возможность карьерного и профессионального роста.
• Вознаграждение от 60 000 руб. в месяц + премирование по результатам работы.

• Планирование рабочего дня руководителя (Члена Правления, заместителя Председателя, руководителя обслуживаемого структурного подразделения).
• Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее назначенным исполнителям.
• Ведение делопроизводства в системе электронного документооборота, выполнение различных операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и предоставления информации.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Проверка своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
• Подготовка к отправке исходящей корреспонденции структурного подразделения (оформление конвертов, составление реестра отправляемой корреспонденции).
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной по приемно-переговорным устройствам информации, своевременное доведение ее до сведения руководителя.
• Составление и поддержка в актуальном состоянии телефонного справочника лиц, с которыми руководитель поддерживает регулярные контакты.
• Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя.
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Контроль соблюдения работниками Ассоциации «НП Совет рынка», подчиненными руководителю, установленных сроков выполнения указаний и поручений.
• Еженедельно предоставление управляющему делами и заместителю управляющего делами сводной информации по исполнению руководителем документов и поручений Председателя Правления Ассоциации «НП Совет рынка» в рамках подготовки сводной справки об исполнительской дисциплине в Ассоциации «НП Совет рынка".
• Обеспечение работников курируемых структурных подразделений необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
• Участие в составлении номенклатуры дел курируемого структурного подразделения.
• Участие в формировании дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, в обеспечении их сохранности и в передаче документов в архив в установленные сроки.
• Подготовка командировок руководителя и работников курируемого структурного подразделения.
• Выполнение поручений, указаний и заданий заместителя управляющего делами, управляющего делами и Члена Правления, курирующего Управление делами.

• Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные подразделения Общества, отправка исполненной и зарегистрированной документации по адресатам;
• Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация и хранение документов, работа с архивом Общества;
• Проверка направляемой документации на соблюдение правил русского языка;
• Контроль за своевременным исполнением документов;
• Забор корреспонденции с почты России и МО РФ.

Делоприозводство филиала, статистическая отчетность лаборатории 

- рецензирование документов в СЭДО (электронный документооборот), осуществление работы по проверке оформления и регистрации проектов исходящих документов Управления по материально- техническому обеспечению, в соответствии с Инструкцией по документационному обеспечению;

- подготовка проектов писем по топливу службы технического обеспечения;

- деятельность по контролю сроков и согласованию документов с руководителями подразделений;

- ведение консультационно-справочной работы по документам подразделений;

- получение информации о регистрации отправленных писем в адрес компаний;

- выполнение текущих поручений руководителя подразделения, организация управленческой деятельности руководителя.

Участие в проведении закупок для обеспечения функционирования отдела. Подготовка документов, сбор коммерческихпредложений, согласование документов. Сведение отчетов по Государственному заданию. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников отдела. Ведение документооборота отдела, включая входящую и исходящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию.Помощь в планировании и организации мероприятий, совещаний и встреч. Корпоративная рассылка информации по электроной почте. Взаимодействие с другими отделами и службами НИИ, а также с внешними организациями. Выполнение других поручений и задач, сввязанных с работой отдела.

Прием, регистрация и рассмотрение заявлений

Консультирование (устное и письменное) по вопросам прохождения аттестации

Обязанности:

• Регистрация входящей/исходящей документации (большие объемы)
• Работа в системе ЭДО

• Обеспечивать прием, учет и регистрацию входящей корреспонденции;
• Сканировать и своевременно доводить входящую корреспонденцию до руководства, а также до исполнителей напрямую или по резолюциям руководства;
• Вести прием, перерегистрацию, отправку почты с последующим осуществлением контроля получения документов.