Секретарь вакансии Сатка

В соответствии с должностным регламентом секретарь судебного заседания:

оформляет уголовные и гражданские дела, дела об административных правонарушениях до и после их рассмотрения;

осуществляет вызов участников процесса;

ведет протоколы судебных заседаний;

подготавливает и направляет документы по обращению к исполнению приговоров и решений мирового судьи;

осуществляет регистрацию и учет исполнительных документов;

выполняет другую работу по поручению мирового судьи и помощника мирового судьи.

Сопровождение незрячего руководителя на  мероприятиях. Подготовка с использованием компьютера по заданию руководителя документов (писем, приказов, распоряжений и т.п), рассылка их получателям, регистрация и читка руководителю входящей корреспонденции,  ведение телефонных переговоров, оформление кадровых документов сотрудников, работа с архивом.

• ведение документооборота организации,
• прием посетителей,
• организация жизнедеятельности офиса,
• выполнение поручений руководителей,
• оформление командировок

Ведение делопроизводства, прием, регистрация, обработка внешней и внутренней корреспонденции;

Работа с электронным документооборотом;

Сопровождение бизнес-процессов в подразделении.

• технические функции по обеспечению и обслуживанию работы директора Института.

• работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), вести и оформлять протоколы.

• обеспечивать рабочее место директора Института канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие эффективной работе директора.

• вести делопроизводство Института, принимать поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в Институте порядком и передавать ее после рассмотрения директором в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, печатать по указанию директора Института различные материалы.

• следить за сроками выполнения поручений директора, взятых на контроль.

• организовать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

• исполнять приказы, распоряжения и служебные поручения директора согласно должностным обязанностям.

Обязанности:

• документооборот: корреспонденция, приказы и распорядительные документы;
• подготовка приказов по организационной деятельности, деловых писем и их регистрация;
• контроль качественной подготовки, соответствия, согласования и утверждения документов, предоставляемых на подпись;
• прием, учет и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, входящих звонков, передача исполнителям;
• ответы на телефонные звонки, мини АТС; передача информации руководителям;
• доведение поручений руководства до исполнителей;
• контроль исполнения поручений;
• организация хранения документов;
• обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии и т.д.).;

Регистрация входящей, исходящей документации. Составление приказов по основной деятельности. Прием и распределение телефонных звонков. Обработка входящих писем (электронная почта). Прием, регистрация, отправка корреспонденции. Встреча посетителей офиса чай/кофе. Возможно совмещение обязанностей по ведению кадрового делопроизводства

Условия:

• Официальное трудоустройство и социальные гарантии согласно ТК РФ.​
• Режим работы: 8-30 – 17-30 час., пятница 8-30 – 16-15, суб., воскр. - выходные.

Трудовые отношения с кандидатом будут заключены по срочному трудовому договору на период отпуска по уходу за ребёнком основного работника.

В дальнейшем будет предложено перемещение внутри предприятия.

Обязанности:

• организация телефонных переговоров, внешних и внутренних встреч;
• подготовка созываемых руководителем совещаний;
• координация графика работы руководителя;
• обеспечение доведения внутренних распоряжений до структурных подразделений предприятия;
• контроль и координация работы водителей, хозяйственной службы;
• выполнение иных поручений руководителя, связанных с деятельностью предприятия.

Требования:

• опыт работы секретарём (референт, помощник - руководителя, офис – менеджер, администратор);
• умение грамотно вести телефонные переговоры;
• знание основ офисного документооборота;
• знание делового этикета, соблюдения служебной субординации;
• способность быстро переключать внимание;
• уверенный пользователь ПК.

• Прием, распределение корреспонденции.
• Ведение документооборота и делопроизводства: прием/отправка входящей/исходящей корреспонденции, регистрация документов.
• Осуществление своевременного и бесперебойного документооборота.
• Уверенный пользователь ПК.
• Работа с оргтехникой.

В соответствии с должностным регламентом секретарь судебного заседания:

- оформляет уголовные и гражданские дела, дела об административных правонарушениях до и после их рассмотрения;

- осуществляет вызов участников процесса;

- ведет протоколы судебных заседаний;

- подготавливает и направляет документы по обращению к исполнению приговоров и решений мирового судьи;

- осуществляет регистрацию и учет исполнительных документов;

- выполняет другую работу по поручению мирового судьи и помощника мирового судьи