Секретарь вакансии Ртищево

Ведение документации, составление отчетов

Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденцииПринимает и регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия; принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений; принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия; подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи; по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем; выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация); обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы; организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формирует дела, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

1. Принимает и обрабатывает входящие документы. Регистрирует входящие документы. 2. Направляет документы в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией начальника МСЧ № 9 передает документы на исполнение. 3. Ведет банк данных документов и выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. 4. Обрабатывает и отправляет исходящую документацию по адресатам. 5. Проверяет правильность оформления документов. 6. Ведет учет отправляемой корре спонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. 7. Подготавливает и оформляет дела постоянного, долговременного хранения, составляет внутренние описи дел, передаваемых на хра нение. 8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. 9. Размножает документацию для МСЧ и подразделений МСЧ и ведет делопроизводство по этому разделу работы (оформление заявок, ведет журнал учета размножаемых документов). 10. Посещает почтовое отделение для отправки (заказных и простых писем) и получения корреспонденции и т.д.

Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя; Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д. Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации; Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря; Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей; Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.) Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр. Прием и отправка писем; Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя; Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия; Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Регистрация входящей/исходящей документации, работа в СЭД (система электронного делопроизводства), регистрация приказов, ведение внутреннего архива, организация встреч руководителя и посетителей, иные поручения руководителя.

ведет делопроизводство

Выполнять работу секретаря отделения, поставленные задачи заведующего отделением в рамках своих должностных обязанностей

Должностные обязанности согласно должностной инструкции, соблюдение внутреннего трудового распорядка

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.