Секретарь вакансии Павловск

• ведение делопроизводства;
• внешние и внутренние коммуникации;
• организация приема посетителей;
• выполнение отдельных служебных распоряжений руководителя.

• Прием и распределение входящих звонков.
• Делопроизводство, документооборот.
• Выполнение поручений руководителя.
• Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
• Помощь в планировании рабочего дня руководителя, подготовка и оформление деловой корреспонденции и внутренней документации, прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч, переговоров.
• Административная и информационная поддержка руководителя.
• Работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов).
• Обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.).
• Выполнение поручений руководителя.
• Организация совещаний, переговоров, планирование рабочего графика руководителей.
• Оформление и ведение архива.
• Работа с АИСУ "Параграф"

• Обмен информацией в организации между подразделениями и должностными лицами организации
• Информационное взаимодействие руководителя с организациями
• Обеспечения площадок необходимыми расходными материалами для функционирования
• Работа в СЭД и оформление документов и ознакомление с ними в системе
• Осуществление регистрации, запуска в работу, постановки задач входящей корреспонденции для сотрудников предприятия
• Осуществление деловой переписки и отправка исходящей корреспонденции от всех подразделений предприятия
• Регистрация в СЭД и хранение исходящей корреспонденции
• Организация работы приемной генерального директора, деловых встреч, совещаний, переговоров, а также их оповещение о времени и месте проведения, подготовка протоколов и документации
• Полная организация командирования специалистов и необходимого документооборота для их направления
• Подготовка и организация отправок/доставок необходимых документов и грузов на другие предприятия
• Регистрация и ознакомление сотрудников компании с приказами, уведомлениями и другими документами в СЭД
• Контроль работы офиса, техники и жизнеобеспечения, разрешение офисных вопросов, касающихся офисных площадок компании "ЯМЯ-ИНЖИНИРИНГ" в БЦ "Оптима"
• Выполнение поручений руководителя

• взаимодействие с поставщиками транспортных услуг: оформление заявок на грузоперевозки, деловая переписка, отслеживание хода транспортировки грузов;
• взаимодействие со складами: передача требований на склады;
• оформление необходимой документации: путевые листы, ТТН;
• выполнение поручений начальника транспортно-экспедиционного отдела.

• Работать со служебными документами: печать, сканирование, оформление документов и протоколов совещаний.
• Организовывать доставку/получение документов курьером.
• Обеспечивать подразделения расходными материалами и канцелярскими принадлежностями.
• Выполнение поручений руководителя
• Подготовка и оформление документов (письма, доверенности, распоряжения и др.).

 Приём телефонных звонков и корреспонденции, распределение входящей информации по отделам или сотрудникам;

- Ведение делопроизводства: оформление, регистрация и хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, составление отчётов;

- Обеспечение документооборота: отправка и получение документов, контроль сроков исполнения, ведение архива;

- Организация рабочего графика руководителя: планирование встреч, совещаний, мероприятий;

- Выполнение поручений руководителя.

Организационное,документационное иинформационное обеспечениедеятельности руководителяорганизации 

‒ ведение документооборота (СЭД Директум)

‒ первичная обработка внутренней, входящей и исходящей корреспонденции

– диспетчеризация телефонных звонков

– контроль за прохождением документопотоков и своевременным исполнением документов

– организация текущего и архивного хранения документов компании

– Выполнение поручений руководителя

– Организация совещаний и планирование календаря руководителя

– Отправка и получение корреспонденции в отделении Почты России

– оформление командировок сотрудников в 1С

– Регистрация, обеспечение хранения и защиты документов и информации, содержащих коммерческую тайну организации и иные конфиденциальные сведения

– замещение секретаря генерального директора в приемной на время отпуска (больничный)

Наша компания активно развивается, и мы ищем коллегу - Секретаря - делопроизводителя. Работать нужно будет в паре с коллегой, которая сможет стать вашим наставником и помочь влиться в рабочие процессы.

Это отличная возможность для старта карьеры в крупной компании или для тех, кто любит работать с документами, ценит стабильность и дружный коллектив.

Основные задачи:

• Встреча гостей офиса;
• Регистрация, отправка и получение корреспонденции;
• Получение и отправка корреспонденции на почте (во время отсутствия офисного курьера);
• Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России;
• Техническая помощь сотрудникам офиса: распечатка, копирование, брошюрование документов.

Что мы ждём от будущего коллеги:

• Понимание основ делопроизводства;
• Высшее образование будет вашим преимуществом;
• Опыт работы с 1С, знание стандартных программ MS Office;
• Умение вести официальную деловую переписку и выстраивать коммуникации с людьми любого уровня;
• Знание этики делового общения.
• Приветливость и усидчивость.

Что мы Вам предлагаем:

• Оформление согласно ТК РФ, полностью белая заработная плата;
• График работы 5/2 пн.-чт. с 9.00 до 18.00, пт. - с 9.00 до 17.00;
• Теплая выпечка по утрам, чай-кофе в неограниченном количестве;
• Well-being-программы: ДМС, офисный врач, развитая система компенсаций и льгот;
• Коллектив, который помогает в изучении всех бизнес-процессов;
• Рабочее место в новом современном офисе в историческом центре города в 5 минутах от м. Петроградская.

Прием и регистрация входящей и исходящей документации, прием и отчисление учащихся, заполнение баз данных по учащимся