Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
Ведение документации, также с использованием электронных систем документооборотаПрием входящей корреспонденции с ее последующей регистрациейПодготовка отчетных документов, справок, а также служебных писемВедение учета входящей, а также исходящей корреспонденцииСистематизация и хранение архивных документов. Ведение книги приказовПечать и оформление документации в соответствии с требованиями директора. Соблюдение конфиденциальности персональных данных, препятствие их распространению без согласия соответствующего субъектаСоблюдение должностной инструкции
Помощь руководителю в организации его деятельности:
Выполнять иные поручения руководства, входящие в трудовую функцию секретаря.
Выполнять поручения руководителя,работа с документами предприятия, работа с коллективом.
Прием входящей и исходящей документации, оформление личных дел работников, организация телефонных переговоров
ведение документооборота
подготовка и размещение списка дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационном стенде и интернет-сайте судебного участка мирового судьи;
ведение протокола судебного заседания и ознакомление с ним участников процесса по их ходатайствам.
Организация делопроизводства, Ооеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями
Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию и передает её в соответствии с указаниями руководителя учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Ведёт делопроизводство, в том числе в электронной форме.
Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся.
Оформляет личные дела принятых на обучение.
Ведёт алфавитную книгу обучающихся и учёт часов учебной работы работников учреждения.
Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.
Выполняет различные операции с применением компьютерной техники.
Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями и конкретными исполнителями.
По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам обращений.
Список профессий