В компании ООО УК Лесной городок открыта вакансия Секретарь - Делопроизводитель
Условия:
- Оформление по трудовому кодексу.
- Работа в дружном коллективе.
Обязанности:
Прием и ответы на телефонные звонки, работа с электронной почтой;
- прием, регистрация и распределение корреспонденции, контроль за выполнением заданий.
- Ведение делопроизводства,
- Подготовка и отправка документов,
- Прием и оформление заявок от сотрудников на обеспечение канцтоварами ;
- Оформление договоров;
- Работа с оргтехникой, ;
- Выполнение отдельных поручений руководства.
Требования:
Опыт работы;
Стрессоустойчивость ;
Отличное знание ПК;
Ответственность и аккуратность, грамотная речь,
Желание работать
Обучаемость
Работа с элетронным документооборотом (входящие, исходящиеи письма), работа с обращениями граждан (регистрация входящих/исходящих обращений, распределение между сотрудниками управления, работа с электронной почтой, почтой России, прием звонков, прием граждан, делопроизводство
- Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, начальника отдела сбыта, их организация;
- Организация командировок руководителя, начальника отдела сбыта, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта, бронирование мест в гостинице и т.д.
- Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
- Сбор, обработка и передача руководителю, начальнику отдела сбыта требуемой информации;
- Контроль за исполнением распоряжений руководителя, начальника отдела сбыта, переданных в ведение секретаря;
- Организация и сопровождение телефонных переговоров руководителя, прием и отправка сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
- Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
- Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
- Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
- Прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
- Участие в общих собраниях и совещаниях;
- Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Планирование и организация рабочего дня Генерального директора;
Организация и подготовка совещаний;
Ведение протокола совещания и контроль исполнения;
Контроль за исполнением приказов и распоряжений Генерального директора;
Подготовка к приему гостей (чай, кофе);
Ведение деловой переписки;
Прием документов на подпись;
Подготовка проектов приказов и распоряжений ;
Выполнение оперативных поручений Генерального директора.
Прием звонков
Деловая переписка
Проверка, регистрация входящей и исходящей корреспонденции. Электронный документооборот. Доведение до сотрудников исполнения документов. Организация встреч, совещаний. Выполнение поручений руководителя.
Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии.
Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.
Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся
Обеспечивает прием, учет, регистрацию и необходимую обработку документов абитуриентов, формирует личные дела для последующей передачи в учебную часть
Принимает входящие звонки, обрабатывает внешнюю корреспонденцию.
Список профессий