Секретарь вакансии Грайворон

Организация работы с документами,  текущего хранения документов,  обработки дел для последующего хранения, помощи руководителю в планировании рабочеговремени, подготовки, проведения и обслуживанияконферентных мероприятий, составление и оформление управленческой документации.

ВАКАНСИЯ: Офис-менеджер / секретарь приемной

Обязанности:

• вести приём документов и заявлений на подпись Генеральному директору;
• работать с входящей / исходящей корреспонденцией;
• вести приём, регистрацию, передачу адресату, учёт, хранение документации;
• организовывать встречи посетителей и гостей Компании;
• обеспечивать жизнедеятельность офиса;
• проводить ознакомление персонала с приказами, внутренними нормативными документами и со всеми изменениями в организации;
• покупка билетов, бронь гостиниц (при необходимости) для служебных командировок работникам организации (на сайте ТРИВИО);
• качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения Генерального директора;

принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, готовить документы и материалы по запросу руководителя, следить за исправностью офисного и хозяйственного оборудования в кабинете руководителя, организовывать поездки и командировки, встречи, совещания и переговоры, участвовать в организации корпоративных мероприятий и выполнять иные поручения руководства.

Ведение делопроизводства и контрольно-регистрационной картотеки, организует и регулирует прием посетителей и телефонных переговоров руководителя, занимается подготовкой необходимых для работы руководителя материалов, сообщает руководителю важную информацию, поступившую во время его отсутствия. Занимается подготовкой и обслуживанием различных совещаний, заседаний, конференций.

Работа с документами с использованием компьютерной техники; упорядочение состава документации и оптимизация документов; выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора.

1. подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

2. по поручению директора составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

3. печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;

4. иные, согласно должностной инструкции

• организует проведение совещаний, ведет их протоколирование;
• занимается подготовкой аналитических и справочных материалов, презентаций; организует командировки руководителя;
• контролирует сроки выполнения решений и поручений руководителя;
• запрашивает и получает необходимые руководителю сведения;
• ведет телефонные переговоры, рабочий календарь руководителя;
• организует прием посетителей;
• работает с курьерскими, почтовыми и транспортными службами;
• принимает участие в делопроизводственных процессах: регистрирует и оформляет документы, поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, обеспечивает сохранность и подготовку документов к сдаче в архив.

Организационное обеспечение деятельности организации, документационное обеспечение деятельности организации, перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации, регистрация поступающих телефонных звонков, писем, приказов и т.д.

прием и регистрация входящей корреспонденции, ответ на телефонные звонки и своевременное переключение связи на начальника, контроль оборота документов, 

• участие в судебных заседаниях, составление протоколов судебных заседаний;
• оформление гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях после их рассмотрения мировым судьей;

• подготовка и размещение списка дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, на информационном стенде и интернет-сайте судебного участка мирового судьи;

• ведение протокола судебного заседания и  ознакомление с ним участников процесса по их ходатайствам.