Секретарь вакансии Эртиль

Принимает документы и личные заявления на подпись директора учреждения. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Ответ на телефонные звонки. Выполнение иных поручений директора учреждения.

Помощь руководителю в организации его деятельности. Ведение делопроизводства.

- отправка/приемка писем Почтой РФ;

- регистрация входящей/исходящей корреспонденции;

- ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем. протоколов и т.д.);

- контроль исполнения приказов, распоряжений, поручений руководителя;- организация командировок руководителя;

- организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя;

- оформление подписки на периодические печатные издания;

- согласование и регистрация договорных документов в 1С ДО;

- ведение архива предприятия.

• Обеспечение работы приемной руководителя,
• Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя,
• Административная и информационная поддержка руководителя,
• Взаимодействие с командой куратора блока,
• Контроль исполнения поручений руководителя.

• Высшее образование по направлениям Экономика/финансы,
• Опыт работы в роли ассистента/секретаря руководителя не менее 1 года ,
• Знание делового протокола и этикета,
• Умение решать нестандартные задачи.

• Эмпатия,
• Ответственность,
• Исполнительность,
• Доброжелательность,
• Высокий уровень коммуникативных навыков,
• Умение работать в команде.

• график работы: 5/2 09.00 - 18.00, ул. 9 января, 28
• стабильный оклад и социальная поддержка сотрудников
• итоговый уровень дохода обсуждается с финалистом по итогу собеседования
• официальное оформление с первого дня;
• расширенный ДМС с первого дня и льготное страхование для близких;
• корпоративное обучение;
• бесплатная подписка СберПрайм+, скидки на продукты компаний-партнеров;
• корпоративная пенсионная программа;

Должностные обязанности. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

• обработка исходящей и входящей корреспонденции (прием, регистрация, отправка), работа с курьерскими и почтовыми службами
• сканирование документов
• распределение телефонных звонков
• при необходимости выполнение курьерских обязанностей (доставка срочных документов по городу)
• работа с посетителями офиса, участие в организационно-технической подготовке совещаний и мероприятий
• класс условий труда - 2 класс допустимые

согласно должностной инструкции учреждения

Выполненение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы деканата, ведение делопроизводства деканата, работа в системе электронного документооборота

• прием и распределение входящих телефонных звонков
• регистрация входящей/исходящей корреспонденции
• встреча посетителей
• работа с документами, оргтехникой
• высшее образование
• рассматриваем кандидатов без опыта работы, начинающих специалистов, выпускников высших учебных заведений
• уверенный пользователь ПК: MS Office
• грамотная разговорная и письменная речь
• желание расти и развиваться

Выполненение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы деканата, ведение делопроизводства деканата, работа в системе электронного документооборота.