Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
- ввод и обработка текстовых данных;
- сканирование и обработка графической информации;
- ведение информационных баз данных;
- размещение информации на сайте,
- выполнять поручения заместителя директора (по музыкальному воспитанию).
Работа со входящнй и исходящей корреспонденцией, электронная почта, отправка писем Почтой России, иные распоряжения руководителя
Передает и принимает информацию по электронной почте.
Составляет и оформляет распорядительные (приказы, распоряжения) и информационно-справочные документы (служебные письма, справки, докладные и служебные записки и др.).
2.9. Ведет кадровую документацию, делопроизводство, принимает поступающую на имя директора корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Разрабатывает номенклатуру дел учреждения (охватывающей всю документацию учреждения и отвечающей всем предъявленным к ней требованиям).
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Ведет учет личного состава учреждения в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.
2.16. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора учреждения, а также другую установленную документацию по кадрам.
Формирует и ведет личные дела работников учреждения, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.
Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.
Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, производит записи в трудовых книжках.
Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.
Осуществляет контроль за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.
Составляет и предоставляет отчетность в установленные законодательством сроки.
Ведет табель учета использования рабочего времени.
Обязанности:
Знание компьютера, Word, Excel, приём, регистрацию и отправку входящей и исходящей корреспонденции, ведение канцелярии, книг приказов и распоряжений, доведение приказов, распоряжений и других документов до сведения работников школы и т.д.
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя Учреждения. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами.
Правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов, особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков, обеспечивать информамационную безопасность деятельности организации.
Список профессий