Офис "АТАН"
Ведение делопроизводства, составление писем, приказов, формирование дел в соответствии с номенклатурой.
Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Колледжа
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. деятельности руководителя.2.3. Выполняет необходимые операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для обработки информации при подготовке и принятии решений.2.4. Принимает заявления и документы на подпись руководителя.2.5.Ведет делопроизводство.2.5. Подготавливает для работы руководителя материалы и документы.2.6. Организует телефонные переговоры для руководителя,в его отсутствие осуществляет запись полученной информации
Секретарь учебной части школы-интерната выполняет следующие должностные обязанности:
1. Оформляет личные дела обучающихся, ведет их в течение периода обучения и подготавливает их к сдаче в архив.
2. Обеспечивает выдачу документов обучающихся из личного дела при их выпуске или прекращении образовательных отношений.
3. Подготавливает проекты приказов по учебной части и по движению контингента учащихся.
4. Ведет книгу движения учащихся, алфавитную книгу.
5. Ведет книги выдачи документов об уровне образования.
6. Оформляет документы для выдачи дубликатов документов об уровни образования.
7. Обеспечивает выдачу обучающимся справок об обучении, о периоде обучения, справок - подтверждений, ведет соответствующие журналы регистрации выдач.
8. Предоставляет сведения администратору электронного журнала о контингенте учащихся (прием отчисление учащихся, изменения данных).
9. Ведет работу с электронными базами (ГИА, ВПР, КРОС, Эл.Жур).
10. По запросу предоставляет сведения об обучающихся в пенсионный фонд, центры занятости и другие организации.
11. По поручению заместителей директора составляет письма, запросы, другие
документы, касающиеся образовательного процесса школы-интерната.
12. Соблюдает требования охраны труда.
13. Создает отчетные (отчетно-аналитические) и информационные материалы.
14.Заполняет и использует электронные базы данных об участниках образовательного процесса и его реализации для формирования отчетов в соответствии с установленными регламентами и правилами, предоставляет эти сведения по запросам уполномоченных должностных лиц.
15. Обрабатывает персональные данные с соблюдением требований и правил,
установленных законодательством Российской Федерации, определяет законность требований различных категорий граждан и должностных лиц о предоставлении доступа к учебной документации, в том числе содержащей персональные данные.
Прием и обработка документации, ведения реестра документации, заполнение шаблонов документов, прием и звонки заказчикам.
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации.
2.1.1. Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени.
2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.
2.1.3. Организация телефонных переговоров руководителя.
2.1.4. Организация командировок руководителя.
2.1.5. Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
2.1.6. Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
2.1.7. Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя.
2.1.8. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя.
2.1.9. Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря.
2.1.10. Составление и оформление управленческой документации.
2.1.11. Организация работы с документами в приемной руководителя.
2.1.12. Организация хранения документов в приемной руководителя.
2.1.13. Обеспечение руководителя информацией.
2.1.14. Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора, принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов, отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора, по поручению директора составляет письма, запросы, другие документы.
- Обеспечивать функционирование офиса: заказывать канцтовары, расходные материалы, воду и другие товары по поручению руководителя;
- Отправлять корреспонденцию по почте и курьерской службой;
- Принимать и обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию и звонки;
- Вести делопроизводство в своей зоне ответственности;
- Обеспечивать исправность офисного и хозяйственного оборудования;
- Участвовать в организации корпоративных мероприятий;
- Формировать бюджет расходов на офисные нужды;
- Следить за чистотой в офисе, осуществлять полив цветов;
- Своевременно и в полном объеме обрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию;
- Работа с документами, деловая переписка и переговоры;
- Ведение базы корпоративных клиентов;
- Выполнять поручения руководства.
Список профессий