Секретарь вакансии Белый

• Ведение базы данных документов организации.
• Ведение информационно-справочной работы.
• Ведение протоколов мероприятий.
• Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками.
• Доведение до сведения работников организации распоряжений главного врача.
• Документальное оформление решений главного врача.
• Контроль исполнения документов в организации.
• Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.
• Контроль прохождения документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа).
• Координация деятельности по исполнению решений главного врача.
• Обработка и отправка исходящих документов.
• Оповещение работников о предстоящих мероприятиях.
• Организация личного приема посетителей руководителем
• Организация обмена информацией между подразделениями и должностными лицами организации
• Организация совещаний, сбор необходимого материала, оповещение участников.
• Организация приема посетителей в кабинете главного врача .
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Отправляет исходящую корреспонденцию по почте или с курьером.
• Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения.
• Подготовка и передача дел в архив организации.
• Перенаправление телефонных звонков главному врачу и сотрудникам больницы.
• Подготовка входящих документов для рассмотрения главным врачом.
• Прием и первичная обработка входящих документов
• Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
• Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете главного врача
• Проверка исполнения поручений главного врача в установленный срок
• Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
• Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
• Соблюдает требования охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, гигиены труда, противопожарной безопасности при эксплуатации помещений, оборудования.
• Согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, главного врачами подразделений и сотрудниками
• Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
• Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
• Своевременное формирование и отправка отчетов
• Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки)
• Формирование и оформление дел постоянного, долговременного хранения

Регистрация входящей и исходящей документации

Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, почтовые отправления, организация работы с посетителями, участие в организационно-технической подготовке к заседаниям и совещаниям, подготовка ответов на запросы и обращения.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает: – поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; – документы и личные заявления на подпись руководителя. Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организовывает: – проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание; – прием посетителей. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.  Осуществляет контроль над исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.  Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на копировальном аппарате. Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.

Выполняет обязанности согласно должностной инструкции, утвержденной в организации

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора образовательного учреждения и его заместителя;

2.2. Ведение делопроизводства.

 Секретарь осуществляет организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора Учреждения, в том числе:

1.      обеспечивает организацию телефонных переговоров;

2.      организует работу с документами в приемной директора Учреждения, осуществляет контроль сроков исполнения входящей корреспонденции в Системе электронного документооборота;

3.      организует исполнение решений (поручений) директора Учреждения, осуществляет контроль исполнения решений (поручений) директора Учреждения;

4.      оформляет распорядительные и информационно-справочные документы Учреждения;

5.      организует информационное взаимодействие директора Учреждения с отделами и должностными лицами Учреждения.

Ведение документации по организации образовательного процесса

Диспетчеризация учебного процесса

ведение делопроизводства

- формирует принятые к производству мировым судьей судебные дела (уголовные, гражданские дела, судебные приказы, дела об административных правонарушениях) и материалы в соответствии с требованиями законодательства;

- ведет и изготавливает протоколы судебных заседаний и осуществлять действия по ознакомлению с ними участников процесса по их ходатайствам;

- отмечает в судебных повестках время явки и ухода лиц, вызванных к мировому судье.