Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, почтовые отправления, организация работы с посетителями, участие в организационно-технической подготовке к заседаниям и совещаниям, подготовка ответов на запросы и обращения.
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Принимает: – поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывает и передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; – документы и личные заявления на подпись руководителя. Ведет делопроизводство, применяет компьютерную технику, предназначенную для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организовывает: – проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание; – прием посетителей. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, телефону), электронной почте и своевременно доводит ее до сведения руководителя. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль над исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на копировальном аппарате. Содержит свое рабочее место в порядке и чистоте.
Выполняет обязанности согласно должностной инструкции, утвержденной в организации
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора образовательного учреждения и его заместителя;
2.2. Ведение делопроизводства.
Секретарь осуществляет организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора Учреждения, в том числе:
1. обеспечивает организацию телефонных переговоров;
2. организует работу с документами в приемной директора Учреждения, осуществляет контроль сроков исполнения входящей корреспонденции в Системе электронного документооборота;
3. организует исполнение решений (поручений) директора Учреждения, осуществляет контроль исполнения решений (поручений) директора Учреждения;
4. оформляет распорядительные и информационно-справочные документы Учреждения;
5. организует информационное взаимодействие директора Учреждения с отделами и должностными лицами Учреждения.
Ведение документации по организации образовательного процесса
Диспетчеризация учебного процесса
ведение делопроизводства
- формирует принятые к производству мировым судьей судебные дела (уголовные, гражданские дела, судебные приказы, дела об административных правонарушениях) и материалы в соответствии с требованиями законодательства;
- ведет и изготавливает протоколы судебных заседаний и осуществлять действия по ознакомлению с ними участников процесса по их ходатайствам;
- отмечает в судебных повестках время явки и ухода лиц, вызванных к мировому судье.
Передача документов отделам и структурным подразделениям. Контроль за исполнением предписаний руководителя.
работа секретарем-машинисткой
Список профессий