Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя учреждения;
принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавает ее в соответствии с принятьпа решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
- использует в работе по регистрации корреспонденции систему электронного документооборота (СЭД);
- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя учреждения;
- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
- следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
- организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефону, факсу, электронной почте и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем и др.;
Организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование и т.п. Знает кадровое производство. умеет работать в системе документооборота.
Основная обязанность — ведение делопроизводства, сбор профильной документации. Для замещения на данной должности работник должен знать базовые правила документооборота, уметь работать с нужными программами;
Прием корреспонденции, поступающей в учебное заведение. Передача корреспонденции в соответствии с распоряжениями директора школы. Ведение делопроизводства (в электронной форме тоже). Выполнение операций, имеющих отношение к сбору и обработке информации (в том числе и с использованием компьютерной техники). Слежение за своевременной подготовкой и рассмотрением документации. Составление писем, запросов, документов и ответов по распоряжению директора учебного заведения.
Прием, учет и регистрация входящей корреспонденции; обработка поступающих запросов и направление запрашиваемых документов; ввод данных в соответствующую компьютерную программу.
- регистрация входящей, исходящей корреспонденции;
- оформление заявок на автотранспорт для перевозки сотрудников и оказания курьерских услуг;
- подготовка приказов;
- подготовка доверенностей на сотрудников учреждения;
- работа в системе электронного документооборота;
- подготовка и направление писем по средствам системы электронного документооборота и эл. почте;
- работа с архивом;
- работа в программе по формированию почтовых отправлений;
- выполнение поручений руководителя;
- прием телефонных звонков;
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских товаров, воды, кофе, чая)
Своевременно заносить в «1С: единый документооборот» документы (входящие, внутренние и другие);
Выполнять устные или письменные поручения непосредственного руководителя, директора Общества, главного инженера или лиц, их замещающих, связанные с деятельностью Общества, выполнение которых соответствует трудовой функции и квалификации;
Формировать документы в приемной, обеспечивать их сохранность, уничтожение, подготовку и передачу в архив;
Вести делопроизводство в соответствии с действующими стандартами и требованиями;
Принимать, отправлять, передавать, регистрировать корреспонденцию, распределять корреспонденцию в соответствии с принятыми решениями директора Общества;
Осуществлять контроль за сроками и ходом исполнения документов в приемной руководителя Общества (в том числе в системе электронного документооборота), указаний и поручений, информировать его о результатах исполнения. Отражать перечисленное в системе электронного документооборота в рамках предоставленных полномочий;
Оформлять отчетные документы по командировкам директора, регулировать поток посетителей к руководителям Общества, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя, директора Общества;
Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня), при необходимости вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний
Просмотр почты, отбор необходимой корреспонденции, ответы на стандартные запросы, индивидуальный подход к посетителям, телефонные переговоры, контроль над исполнением заданий.
Список профессий