Секретарь вакансии Углич

Вести делопроизводство, в том числе и в электронном виде. Подготовка проектов приказов и распоряжений. Оформление личных дел воспитанников и работников. Осуществление документационного обеспечения кадровой работы, ведение книг приказов, ведение и хранение журнала учета движения трудовых книжек, личных дел детей и работников. Выполнение поручений руководителя и его заместителей.

- Приём первого звонка и переадресация звонков на ответственных лиц;

- Контроль посетителей и автотранспорта с входной группы (калитка/ворота);

- Приём посетителей, учёт в журнале, сопровождение до ответственного;

- Подготовка переговорной комнаты (чай/кофе для гостей);

- Подготовка и отправка почтовой корреспонденции (Почта России);

- Приём и отправка оформленных отправлений через курьерские службы;

- Сканирование документов;

- Получение/выдача ключей отдельных помещений, ведение журнала, хранение в сейфе.

- Поддержание чистоты на рабочем месте

•   Прием и распределение входящих звонков (мини-АТС);
•   Прием и отправление почтовой корреспонденции;
• Оформление документов в 1С;
• Обеспечение офиса канцелярией (сбор заявок и заказ), водой;
•  систематизация и хранение документов;
• ведение учёта документов.

- выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя или его подразделений;

- организовывать телефонные переговоры руководителей, принимать и передавать телефонограммы, записывать в их отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание;

- осуществлять необходимую подготовку заседаний и совещаний;

- обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие их эффективной работе;

- вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять её систематизацию в соответствии с принятым на заводе порядком и передавать после её рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответа;

- следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

- контролировать исполнение приказов, распоряжений, протоколов, поставленных на автоматизированный контроль;

- принимать и передать сообщения по электронной почте и факсимильные сообщения;

- принимать документы на подпись руководству ПАО «ЯСЗ» и личные заявления;

- организовывать прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним;

1. Ведение документации, в том числе с применением информационных технологий по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 

2. Участие в организации и ведении образовательного процесса.

согласно должностной инструкции

Работа с электронным документооборотом, с программами АСИОУ, ФИС ФРДО и др.

• Организация и ведение делопроизводства;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса;

• Выполнение поручений руководителя;

• Ведение документооборота (прием/отправка корреспонденции);
• Ведение кадрового делопроизводства;
• Архивирование документов;
• Ведение клиентской и информационной базы;
• Формирование пакета документов для подписания договоров;

- Ведет делопроизводство в МО ВОС согласно номенклатуры дел и несет ответственность за правильность ведения делопроизводства;

- Подготавливает предложения для рассмотрения на бюро МО ВОС, подготавливает постановления по рассмотренным вопросам и оформляет протоколы заседания бюро;

- Организует правильность учета, хранения и заполнения учётных карточек членов ВОС;

- Составляет отчетность перед аппаратом управления Организации в установленном порядке;

- Осуществляет ежемесячную информацию о численности незрячих;

- Вносит своевременно изменения в картотеку МО ВОС;

- Регистрирует в день поступления входящую (в том числе по электронной почте) корреспонденцию, знакомит с ней председателя МО ВОС, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции;

- Следит за сроками исполнения мероприятий, взятых на контроль МО ВОС; 

- Знакомит председателя МО ВОС со всеми необходимыми материалами и документацией;

- Сопровождает председателя МО ВОС по служебным делам,  а также инвалидов по зрению на мероприятия;

- Оказывает помощь в организации культмассовых мероприятий МО ВОС и ведет их учет;

- Приобретает канцелярские принадлежности, предметы культурно-хозяйственного назначения для нужд МО ВОС;

- Составляет авансовые отчёты по расходам МО ВОС и сдаёт их в установленные сроки в бухгалтерию Организации;

- Производит сбор членских взносов, оформляет выдачу членских билетов на основании постановления бюро МО ВОС. 

Совместно с председателем МО ВОС готовит материалы к проведению конференции МО ВОС, подводит итоги проведения конференции, высылает в аппарат управления Организации всю отчетность по проведению конференции;  

Содержит в чистоте помещение МО ВОС; осуществляет уборку помещения МО ВОС.                                    

• Работа в приемной руководителя.
• Работв с входящей и исходящей документацией.
• Организация документооборота.
• Ведение корпаративной почты.
• Работа с почтовыми отделениями.
• Ведение воинского учета.
• Выполнение отдельных поручений руководителя.