- выполнение поручений руководителя;
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- прием звонков;
- работа с оргтехникой;
- работа с документами.
Согласно должностной инструкции
Должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей секретаря директора школы, а также его права,ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе образовательнойорганизации....
Ведение базы телефонных контактов руководителя. Подготовка проекта служебного задания руководителя. Печать служебных документов и материалов. Проверка комплектности поступающих в приемную руководителя документов. Подготовка документов для рассмотрения руководителем. Учет документов, поступающих на имя руководителя. Ведение информационно-справочной работы. методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники. Владеть системой электронного документооборота.
Владение истемой электронного документооборота. Ведение базы телефонных контактов руководителя. Соединение руководителя с конкретными абонентами. Подготовка проекта служебного задания руководителя. Документальное оформление решений руководителя. Доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя. Координация деятельности по исполнению решений руководителя и т.д.
Oбязаннocти:oтправкa почтовых отпpавлeний, рабoта c oргтеxникoйBыпoлнeниe поручений pуководителяОбрaбoтка, расчет, отпрaвка KП по вxoдящим заявкaм
Тpебования:делопроизводство в полном объеме (корреспонденция, договора/соглашения, коммерческие предложения, приказы, отчетность и т.п.),выполнение административно-хозяйственных функций по офису,выполнение поручений руководителя,прием и переадресация звонков,встреча посетителейУсловия:график работы с 09:00 до 18:00 ч., 5/2
- Ведение делопроизводства: согласование договоров в 1С:Документооборот, регистрация, сканирование, рассылка, контроль исполнения, мониторинг документов;
- Организационная и информационная поддержка деятельности руководителя;
- Контроль исполнения поручений и распоряжений, доведение информации до исполнителей;
- Отправка почтовой корреспонденции;
- Выполнение личных поручений руководителя.
Оформление личных дела обучающихся студентов; оформление студенческих билетов, зачетных книжек студентов; регистрация и выдача и справок об обучении; электронный учет посещаемости учебных занятий студентами; подготовка экзаменационных и зачетных ведомостей; ведение книги выдачи дипломов, алфавитной книги обучающихся студентов.
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителей предприятия или его подразделений;
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс, телефакс и др.);
7. Печатает по указанию руководителей различные материалы;
8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
10. Принимает документы на подпись руководителю;
11.Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
12.Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает их в архив;
13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
Список профессий