Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
- Прием и первичная обработка входящих документов.
- Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
- Подготовка входящих документов для рассмотрения директором Учреждения, руководителем подразделения.
- Регистрация входящих документов.
- Организация доставки документов исполнителям.
- Ведение базы данных документов Учреждения, подразделения Учреждения.
- Ведение информационно-справочной работы.
- Обработка и отправка исходящих документов.
осуществляет прием и первичную обработку входящих документов;
осуществляет получение и доставку почтовой корреспонденции из отделения почтовой связи;
принимает телефонограммы, факсограммы, осуществляет их регистрацию и передачу по назначению;
выполняет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
осуществляет получение и отправку электронной почты, контролирует работу электронного ящика;
подготавливает входящие документы для рассмотрения руководителем;
регистрирует входящие документы;
осуществляет регистрацию служебных записок в журнал регистрации;
передает документы внутреннего документооборота на подпись руководству;
организует доставку документов исполнителям;
осуществляет регистрацию исходящей корреспонденции;
осуществляет подготовку к отправке и упаковку исходящей корреспонденции в почтовые отправления, производит рассылку адресатам, обеспечивает отправку почтовой, электронной, курьерской связью;
ведет базу данных документов организации;
ведет информационно-справочную работу;
производит обработку и отправку исходящих документов;
организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче по назначению документов текущего делопроизводства;
контролирует исполнение документов.
Осуществляет организационное обеспечение деятельности Общества, в том числе, но не ограничиваясь: прием и распределение телефонных звонков Общества, организацию работы с посетителями Общества, выполнение координирующих и обеспечивающих функций, регистрацию поступающих телефонных звонков, получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
Осуществляет документационное обеспечение деятельности Общества, в том числе, но не ограничиваясь: организацию работы с документами, организацию текущего хранения документов, организацию обработки дел для последующего хранения, учет получаемой и отправляемой корреспонденции Общества.
Осуществляет взаимодействие с посетителями, получает первичную информацию о посетителях и оказывает помощь в их приеме сотрудниками Общества.
Ведет учет, прием, передачу и хранение документов посетителей руководству и сотрудникам Общества.
Осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые.
Подготавливает входящие документы для рассмотрения сотрудниками Общества.
Регистрирует входящие/исходящие документов.
Обрабатывать входящую корреспонденцию, собирать, анализировать и систематизировать информацию;
подготавливать и корректировать письма и запросы перед отправкой;
подготовка конкурсной документации.
Ведет секретное делопроизводство, обеспечивая сохранение государственной тайны и режима секретности организации (подразделения), обеспечивает надлежащее хранение секретных документов, осуществляет прием, учет, размножение, рассылку секретных документов. Осуществляет прием и выдачу документов исполнителям в соответствии с действующей разрешительной системой, несет персональную ответственность за порученный участок работы.
Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
1. Принятие и регистрация всей корреспонденции (в том числе из электронного документооборота и делопроизводства «Дело», по электронной почте).
2. Формирование документов и дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3. Ведение текущей документации и оформление ее в архив в соответствии со сроками хранения дел.
4. Ведение картотеки учета прохождения документов, осуществление контроля за их исполнением.
5. Обеспечение надлежащего хранения и сохранности всей проходящей служебной документации.
6. Отправление исходящей корреспонденции адресатам. Контроль обратной связи исходящей корреспонденции.
Согласно должностной инструкции делопроизводителя
Список профессий