Секретарь вакансии Серпухов

Документационное обеспечение деятельности учреждения.

Обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Рассылка исполнительной документации по адресатам

·         Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в соответствующие структурные подразделения (организации).

·         Оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

·         Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

·         Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

·          Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать их удобный и быстрый поиск.

·         6. Обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.

·         7. Составлять установленную отчетность. Своевременно принимать, исполнять и передавать документы кадрового делопроизводства и прочие документы касательно персонала

·         8. Работать в системе электронного документооборота.

ведение делопроизводства; умение работать с электронным документооборотом; организационное , информационное и документационное обеспечение деятельности руководителя

- обеспечение деятельности руководителя

- работа с электронным документоборотом, работа с оргтехникой

- прием и регистрация входящей и исходящей документации, подготовка деловых писем, справок, презентаций

- ведение установленной учетно-отчетной документации, сбор и анализ информации, ведение архива

- осуществление своевременного контроля исполнений поручений

- прием звонков, осуществление оперативной связи с другими сотрудниками Санатория по вопросам деятельности учреждения

- исполнение поручений руководителя

Ведение документации; упорядочение и проверка документов; регистрация входящей документации; прием входящих звонков.

Делопроизводство в полном объеме

Работа в межведомственной системе электронного документооборота

Контроль за исполнением сотрудниками организации изданных приказов и распоряжений руководителя

Blesk InCare - ведущий оператор в сфере предоставления услуг по обработке и аренде текстильных изделий и грязезащитных ковров. Промышленная прачечная в г. Балашихе.

Условия:

• График работы: полный рабочий день
• Официальное оформление по ТК РФ
• Оплачиваемый отпуск 28 календарных дней
• Оплачиваемый больничный
• Ежегодная индексация з/п
• Полностью белая зарплата
• График работы с 9.00 до 18.00 (1 час перерыв на обед) с понедельника по пятницу
• Суббота и воскресенье - выходные
• Соблюдение всех государственных праздников
• Очень дружелюбный коллектив

Требования:

• Знание основ делопроизводства
• Отличное знание офисных программ, microsoft office
• Знание делового этикета, пунктуальность, исполнительность
• Коммуникабельность, внимательность, доброжелательность и ответственность
• Инициативность, организаторские способности
• Опыт работы в аналогичной должности приветствуется

Обязанности:

• Прием, обработка и распределение информации (телефонные звонки, почта)
• Ведение делопроизводства, организация внешнего и внутреннего документооборота (регистрация входящей/исходящей/внутренней документации, хранение, архивирование)
• Организация отправки корреспонденции курьерскими службами писем и посылок
• Обеспечение бесперебойного функционирования офиса
• Работа с приказами, распоряжениями: оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников компании, регистрация, учет, хранение, контроль сроков исполнения
• Помощь сотрудникам компании в решении организационных и административных вопросов

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.  Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

• Письменные, устные, последовательные переводы с русского на английский и с английского на русский

• Планирование, координация рабочего графика руководителя (собственника компании)
• Руководство секретарями (2 сотрудника)

• Обслуживание встреч‚ переговоров (с российскими и зарубежными партнерами)

• Взаимодействие с контрагентами/партнерами/заказчиками

• Travel-поддержка собственника

• Администрирование задач, контроль за сроками всех проектов руководителя

• Подготовка отчетов по статусу задач