Секретарь вакансии Семилуки

Требуется секретарь отделения. Организация работы с документами (составление писем, запросов, ответов). Готовит проекты приказов по движению обучающихся отделения. Оформление личных дел обучающихся, студенческих билетов, зачетных книжек, дипломов.

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора КОУ ВО ВЦППРК . Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись директора КОУ ВО ВЦППРК . Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи

принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию и передаёт её в структурные подразделения или конкретным исполнителям; ведёт делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся; оформляет личные дела принятых на обучение, ведёт алфавитную книгу обучающихся и учёт часов учебной работы работников образовательного учреждения; обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив; выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации; следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями; по поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.

Знание ПК. В СООТВ. С ДОЛЖ. ИНСТРУКЦИЕЙ, УТВЕРЖДЕННОЙ НА ДАННОМ ПРЕДПР.

- организация рабочего дня главы администрации, соблюдение графика проведения совещаний, деловых встреч и других мероприятий; - осуществление оперативной связи главы администрации с руководителями органов государственной власти и местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций; - прием и своевременное доведение до сведения главы администрации принятых телефонограмм и поступившей устной информации; - обеспечение стационарных протокольных мероприятий с участием главы администрации, согласование их форматов (составов участников) и организационное сопровождение; - организация приема граждан по личным вопросам главой администрации, его заместителями и контроль за исполнением их поручений по поступившим устным обращениям; - систематизация поступившей после регистрации корреспонденции, обеспечение ее сохранности и установленного порядка прохождения; - ведение электронных баз данных по вопросам компетенции секретаря-референта.

2.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения или его подразделений. 2.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 2.3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. 2.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация). 2.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам. 2.7. Печатает по указанию руководителя различные материалы. 2.8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. 2.9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. 2.10. Принимает документы на подпись руководителю. 2.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе. 2.14. Точно и в срок выполняет приказы, отдельные поручения, распоряжения и указания руководителя, отданные в пределах должностных полномочий, применительно к исполнению должностных обязанностей работника. 2.15. Систематически повышает свой профессиональный уровень.

-Ведение делопроизводства.

-Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции,её обработка и передача в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

-Подготовка документов и материалов,необходимых для работы руководителя.

-Приём посетителей.

-Приём телефонных звонков,поступающих руководителю.

-Контроль за своевременным рассмотрением и предоставлением документов,проверка правильности оформления подготовленных проектов документов,передаваемых руководителю на подпись.